Nichts raubt einem mehr Ner­ven als die Buch­hal­tungs­vor­be­rei­tung. Genau hier greift dei­ne Vir­tu­el­le Assis­tenz Back­of­fice. Vir­tu­el­le Assis­ten­ten sind die idea­le Lösung, um dich bei wie­der­keh­ren­den, logi­schen Auf­ga­ben zu ent­las­ten, die wenig Abspra­che erfor­dern. Beson­ders die vor­be­rei­ten­de Buch­hal­tung eig­net sich per­fekt zum Aus­la­gern: Wir fun­gie­ren als dein Schutz­schild vor dem Papier­cha­os. Unse­re Vir­tu­el­len Assistent*innen sind in die­sem Bereich erfah­ren, arbei­ten direkt in dei­nen Sys­te­men (wie DATEV, Lexof­fice oder Sev­Desk) und neh­men dir das kom­plet­te Beleg­ma­nage­ment ab. Dabei pro­fi­tierst du von Pro­fis, die die­se Pro­zes­se schon für zahl­rei­che ande­re Kun­din­nen erfolg­reich struk­tu­riert haben.

Selbst­ver­ständ­lich arbei­ten unse­re KI-geschul­ten Vir­tu­el­len Assis­ten­ten DSGVO- und Com­pli­ance-kon­form. Der Ein­satz von gro­ßen Sprach­mo­del­len wie Gemi­ni 3 Pro oder Chat GPT wird vor­her trans­pa­rent mit dir abge­spro­chen. So unter­stüt­zen wir dich effi­zi­ent bei der Zuord­nung von Bele­gen, der Vor­kon­tie­rung von Geschäfts­vor­gän­gen, der Prü­fung auf Voll­stän­dig­keit sowie beim Abgleich von Zah­lun­gen. Auch kom­ple­xe­re The­men wie die vor­be­rei­ten­de Finanz­buch­hal­tung über­neh­men wir zuver­läs­sig für dich.

Das Ziel ist eine rei­bungs­lo­se Über­ga­be an den Steu­er­be­ra­ter: Wir berei­ten alles so pro­fes­sio­nell vor, dass weder du noch dein Steu­er­be­ra­ter wert­vol­le Zeit mit Suchen oder Nach­sor­tie­ren ver­lie­ren. Ein gro­ßer Vor­teil sind dabei die Kos­ten für die vor­be­rei­ten­de Buch­hal­tung: Durch den Ein­satz vir­tu­el­ler Assis­tenz erle­di­gen wir die­se Pro­zes­se deut­lich güns­ti­ger, als wenn du dafür inter­nes Per­so­nal bin­den wür­dest. So schaffst du dir einen frei­en Kopf für dein Kern­ge­schäft, wäh­rend wir im Hin­ter­grund für lücken­lo­se Ord­nung in dei­nen Zah­len sor­gen.

Falls du selbst künst­li­che Intel­li­genz-Sys­te­me zur Unter­stüt­zung dei­ner Buch­hal­tung ein­setzt, kön­nen unse­re Assistent*innen eben­falls die KI-Vali­die­rung – bspw. beim Par­sing – über­neh­men! Mel­de dich ger­ne auch hier­zu bei uns, falls du fle­xi­ble Human in the Loop-Lösun­gen benö­tigst.

Unse­re VPAs unter­stüt­zen dich bei der Daten­re­cher­che und -pfle­ge für Doku­men­te, Daten­ban­ken, Cus­to­mer Rela­ti­onship Manage­ment Tools, Online-Shops, Blogs, Intra­nets oder Web­sei­ten. So kannst du auf jede Auf­ga­be oder jedes Arbeits­auf­kom­men im Daten­ma­nage­ment reagie­ren. Sor­ge mit Vir­tu­el­len Assis­ten­ten für ein rei­bungs­lo­ses und kon­sis­ten­tes Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment. Zum Bei­spiel:
 

1. Daten­hy­gie­ne & Berei­ni­gung: Schluss mit Kar­tei­lei­chen

His­to­risch gewach­se­ne Daten­ban­ken sind oft ein ech­ter Brems­klotz. Wir über­neh­men die Fleiß­ar­beit und brin­gen dei­ne Kon­takt­lis­ten wie­der auf Vor­der­mann.

• Dublet­ten-Check: Wir fin­den und fusio­nie­ren dop­pel­te Kon­tak­te, damit du Kun­den nicht pein­li­cher­wei­se zwei­mal anschreibst.
• Stan­dar­di­sie­rung: Ob „Stra­ße“ oder „Str.“ – wir ver­ein­heit­li­chen dei­ne For­ma­te, damit Seri­en­brie­fe und E‑Mails pro­fes­sio­nell aus­se­hen.
• Kos­ten sen­ken: Wir ent­fer­nen unzu­stell­ba­re E‑Mails (Boun­ces) und inak­ti­ve Daten­sät­ze, damit du kei­ne unnö­ti­gen Abo-Gebüh­ren für dein CRM zahlst.

2. Daten­er­fas­sung: Von der Visi­ten­kar­te ins Sys­tem

Dei­ne Zeit ist viel zu wert­voll, um Daten manu­ell abzu­tip­pen. Über­las­se uns den Medi­en­bruch zwi­schen ana­log und digi­tal.

• Visi­ten­kar­ten-Ser­vice: Schick uns ein­fach Fotos dei­ner Mes­se-Kon­tak­te – wir pfle­gen sie direkt in dein CRM (z. B. Pipedri­ve, Hub­S­pot, Sales­force) ein.
• Lis­ten-Über­trag: Wir wan­deln PDF-Teil­neh­mer­lis­ten, hand­schrift­li­che Noti­zen oder Anmel­de­bö­gen in sau­be­re Excel-Datei­en oder CRM-Daten­sät­ze um.
• Feh­ler­freie Ein­ga­be: Unse­re Assis­ten­ten arbei­ten gewis­sen­haft, damit alle Daten genau dort lan­den, wo sie hin­ge­hö­ren.

3. Daten­an­rei­che­rung & Recher­che: Fut­ter für dei­nen Ver­trieb

Dein Ver­triebs­team soll ver­kau­fen, nicht recher­chie­ren. Wir lie­fern die feh­len­den Puz­zle­tei­le, damit eure Akqui­se sofort erfolg­reich star­tet.

• Ent­schei­der fin­den: Du hast eine Fir­men­lis­te? Wir recher­chie­ren die aktu­el­len Geschäfts­füh­rer und direk­ten Ansprech­part­ner für dich.
• Pro­fi­le ergän­zen: Wir suchen feh­len­de Lin­ke­dIn-Pro­fi­le, Web­sei­ten oder Durch­wah­len zu dei­nen bestehen­den Kon­tak­ten.
• Qua­li­fi­zie­rung: Wir prü­fen Lis­ten vor­ab, damit dein Sales-Team nur mit vali­den Daten arbei­tet und kei­ne Zeit mit fal­schen Kon­tak­ten ver­schwen­det.

Dei­ne Vir­tu­el­le Per­sön­li­che Assis­tenz unter­stützt dich bei ein­fa­chen Rou­ti­ne- oder Fleiß­auf­ga­ben in dei­nem Büro­all­tag. Vir­tu­ell hel­fen dir, Zeit zu spa­ren wie zum Bei­spiel beim Online­shop­ping, dem Ver­glei­chen oder Schrei­ben von Ange­bo­ten, bei der Pro­jekt­do­ku­men­ta­ti­on, der Stun­den­do­ku­men­ta­ti­on und vie­lem mehr.

Du kannst unse­ren zuver­läs­si­gen Back­of­fice-Ser­vice bei allen Pro­zes­sen des Auf­trags- und Ange­bots­ma­nage­ments ein­set­zen – zum Bei­spiel bei der Ange­bots- und Auf­trags­er­fas­sung oder bei der Auf­trags­be­ar­bei­tung und ‑kon­trol­le. Je nach Umfang reicht ein*e VPA oder ein gan­zes Team, je nach­dem, wel­ches Auf­trags­auf­kom­men du künf­tig erwar­test. Unse­re VPAs und VPA-Teams hel­fen dir außer­dem, Spit­zen abzu­fan­gen, ohne neue Fix­kos­ten zu ver­ur­sa­chen.

Dei­ne Vir­tu­el­le Assistent:in kann dich gera­de im Rah­men des Back­of­fice-Ser­vice im Per­so­nal­ma­nage­ment bei vie­len Pro­zes­sen sinn­voll unter­stüt­zen. Die VPAs haben Erfah­rung beim Recrui­ting von der Suche, Anspra­che und Aus­wahl von pas­sen­den Kandidat:innen bis hin zur Ver­ein­ba­rung und Ter­min­fin­dung von Inter­views. Sie schrei­ben und ver­öf­fent­li­chen Stel­len­aus­schrei­bun­gen und unter­stüt­zen dich zuver­läs­sig im Ver­trags­ma­nage­ment.

Unser vir­tu­el­ler Back­of­fice-Ser­vice unter­stützt dich gewis­sen­haft beim Kun­den­ma­nage­ment. Sowohl die Admi­nis­tra­ti­on und der Sup­port von Usern als auch spe­zi­fi­sche Daten-Qua­li­täts­si­che­rungs­pro­jek­te wie Recher­chen, Vali­die­run­gen und/ oder die Daten­pfle­ge füh­ren unse­re VPAs pro­fes­sio­nell und schnell für dich durch.

Mit unse­rem pro­fes­sio­nel­len Über­set­zungs­ser­vice durch vir­tu­el­le Assistent*innen bie­ten wir dir kurz­fris­tig Über­set­zun­gen in knapp 180 Spra­chen und mehr als 40 Fach­ge­bie­ten an. Unse­re für Über­set­zun­gen zustän­di­gen VPAs nut­zen bei ein­fa­chen Über­set­zun­gen in gän­gi­gen Spra­chen – in Abspra­che mit dir – cloud-basier­te künst­li­che Intel­li­genz oder orga­ni­sie­ren bei kom­ple­xe­ren Auf­ga­ben die Über­set­zung über einen unse­rer Über­set­zungs­part­ner.

Effi­zi­en­tes Kun­den­ma­nage­ment dank VPAs! Wir kön­nen dir im E‑Commerce bei vie­len Pro­zes­sen hel­fen von der Daten­re­cher­che und -pfle­ge über die Auf­trags­be­ar­bei­tung bis hin zum Kon­takt- und Rekla­ma­ti­ons­ma­nage­ment. Unse­re tech­nik­af­fi­nen und kom­mu­ni­ka­ti­ons­star­ken VPAs unter­stüt­zen dich pro­fes­sio­nell in allen Berei­chen dei­nes Online-Han­dels.

Du ver­bringst viel Zeit damit, die rich­ti­gen Leu­te für Rou­ti­ne-Jobs, gan­ze Pro­jek­te oder Ver­an­stal­tun­gen zu fin­den? Buche dir einen Vir­tu­el­len Assis­ten­ten, der dich künf­tig on demand unter­stützt. Vir­tu­el­le Assis­ten­ten kön­nen dei­ne Auf­ga­ben eigen­stän­dig und ohne lan­ge Brie­fings oder Anlei­tung erle­di­gen und dich sogar noch als Spar­ring Part­ner bei der Umset­zung bera­ten. Dein VPA führt bei­spiels­wei­se eine umfas­sen­de Recher­che auf Free­lan­cer-Platt­for­men nach geeig­ne­ten Expert*innen für dich durch und lie­fert dir pas­sen­de Pro­fi­le. Auf Wunsch beschafft dein VPA auch ent­spre­chen­de Ange­bo­te die­ser Fach­leu­te für dich.