Use Case · Executive Office
Virtuelles Chefsekretariat im Tandem
Die Realität in Wachstumsunternehmen: Wenn Führungskräfte zur eigenen Assistenz werden
In Start-ups, Scale-ups und mittelständischen Einheiten lässt sich ab einer gewissen Teamgröße fast immer dasselbe Muster beobachten: Gründer*innen, Geschäftsführer*innen oder Unit-Leiter*innen verbringen einen erheblichen Teil ihrer Woche nicht mit Strategie, Kunden oder Teamführung – sondern im administrativen Treibsand.
- Kalender-Tetris: Meetings über Zeitzonen hin- und herschieben, Terminkollisionen auflösen, Einwahllinks organisieren.
- Inbox-Feuerwehr: Täglich dutzende Vorabklärungen und operative Mails sichten, bevor die eigentliche Denkarbeit beginnt.
- Reisen und Vorbereitung: Bahnverbindungen heraussuchen, Hotelbuchungen umbuchen, Präsentationsfolien aktualisieren.
Wer den ganzen Tag koordiniert, kommt nicht mehr zum Führen.
Der klassische Lösungsversuch: Die interne Festanstellung – und ihre Hürden
Der naheliegende Reflex lautet: „Wir schreiben eine Stelle für eine Executive Assistant aus.“ In der Praxis stehen kleinere Unternehmen und Start-ups dabei vor strukturellen Herausforderungen:
- Langer Vorlauf: Vom Verfassen der Anzeige bis zum Ende der Kündigungsfrist vergehen schnell 4 bis 6 Monate. Die Entlastung wird aber jetzt gebraucht.
- Starres Commitment: Fixkosten, Lohnnebenkosten und Kündigungsfristen binden Budgets in volatilen Phasen.
- Das Ausfallrisiko bleibt: 30 Tage Urlaub, Krankheit oder Fortbildung führen dazu, dass die Last wieder voll auf die Führungskraft zurückfällt.
- Falsche Auslastung: Oft werden nur verlässliche 15 bis 20 Stunden gebraucht – qualifizierte C‑Level-Teilzeitkräfte sind am Markt jedoch extrem rar.
Die Alternative: Was bedeutet „Executive Office“ als Managed Service?
Das Modell des Executive Office versteht Assistenz nicht als einzelne Person, die man einstellt, sondern als organisatorische Infrastruktur.
Es ist weder eine Personalvermittlung noch ein offener Freelancer-Marktplatz. Stattdessen bucht ein Unternehmen ein festes monatliches Stundenkontingent (z. B. 15, 20 oder 25 Stunden pro Woche) bei einem spezialisierten Partner.
Dieser stellt ein fest zugeordnetes, geschultes Team bereit, das über gesicherte Enterprise Virtual Desktops direkt in die Systeme des Kunden (MS 365, Google Workspace, CRM) integriert wird. Das Unternehmen lagert nicht nur Aufgaben aus, sondern auch das Ausfallrisiko und die Qualitätssicherung.
Die Workflows in der Praxis: Wie das Tandem-Prinzip im Alltag funktioniert
Zwei feste Assistenzkräfte teilen sich einen Kundenkontext – mit direkter Ansprache und geregelten Geschäftszeiten.
Der Live-Arbeitsalltag (Slack/Teams-Szenario)
Dieses Szenario zeigt potenziellen Kund*innen sofort bildhaft, wie sich die Führungskraft, VPA 1 (Sarah) und VPA 2 (Elena) im Alltag abstimmen und wie das Tandem bei Urlaub und Arbeitsspitzen greift:
„Guten Morgen! Brauche dringend einen 45-Minuten-Slot mit unserem Lead-Investor für morgen Nachmittag. Und bis Freitag bräuchte ich die Reiseplanung für die Konferenz in Zürich fertig.“
„Morgen! Ich übernehme direkt die Terminkoordination mit dem Investor-Office und blocke dir heute schon die Vorbereitungszeit im Kalender. @Elena: Kannst du die Zug- und Hoteloptionen für Zürich übernehmen?“
„Guten Morgen! Ja, bin schon dran. Ich suche 2 passende Verbindungen und das Hotel nahe dem Konferenzzentrum heraus und lege dir die Übersicht bis 14:00 Uhr zur Freigabe ab.“
„Kurzes Update: Bin ab morgen wie angekündigt eine Woche im Urlaub. Elena hat alle offenen Punkte und deinen Kalender für nächste Woche bereits übernommen. Für dich läuft alles ganz normal weiter!“
Orientierungshilfe: Wann passt welches Modell zu deiner Organisation?
Eine interne Festanstellung passt, wenn …
- Vor Ort physische Aufgaben anfallen (Empfang, Post, Bewirtung).
- Eine permanente 40-Stunden-Woche dauerhaft budgetiert und ausgelastet ist.
- Etablierte HR-Kapazitäten für Recruiting und Mitarbeiterführung vorhanden sind.
Ein Executive Office im Tandem passt, wenn …
- Aufgaben überwiegend digital stattfinden (Kalender, E‑Mail, Reisen, CRM).
- Der wöchentliche Bedarf bei 15 bis 25 Stunden liegt.
- Schnelligkeit und Flexibilität zählen (Start in wenigen Tagen statt Monaten).
- Ausfallsicherheit Priorität hat und kein Vertretungsaufwand entstehen darf.
Weiterdenken: Passt dieser Ansatz zu deinen aktuellen Engpässen?
Jedes Unternehmen organisiert Führungsprozesse anders. Wenn du herausfinden möchtest, wie sich ein virtuelles Chefsekretariat in deine Tool-Landschaft einfügt und welches Stundenvolumen zu deinem Alltag passt, sprich uns gerne an. Wir analysieren deine Situation neutral und unverbindlich.