Was gibt es bzgl. des Budgets zu beachten und was genau gehört zur Arbeitszeit?

Zeichne die Zeit immer dann auf, wenn du an einer Aufgabe für den Kunden arbeitest und stoppe die Aufzeichnung mindestens einmal täglich. Gehe wie folgt vor, sollte das Zeitbudget knapp werden:

• Gehe auf den Kunden frühzeitig zu, solltest du feststellen, dass das vorgegebene Budget nicht ausreicht und warte damit nicht, bis kein Budget mehr da ist.
• Solltest du mehr Budget benötigen, begründe weshalb bzw. wofür du das zusätzliche Budget benötigst. Formuliere es für den Kunden nachvollziehbar.
• Sollte es doch mal zu einer Punktlandung bzgl. dem Budget kommen, liegt es eher daran, dass du länger gearbeitet hast, als Budget vorhanden war. Mach auch das für den Kunden nachvollziehbar (z. B. weil du die letzten 5 Minuten für die Aufgabenübergabe auf dich nimmst).

Kommuniziere auf jeden Fall immer transparent mit dem Kunden, was in der von ihm zur Verfügung gestellten Zeit gemacht wird bzw. was noch geplant ist. Das schafft Vertrauen in die Zusammenarbeit. Neben der eigentlichen Bearbeitung gehört zur Arbeitszeit auch

• das Einarbeiten in einen Auftrag,
• die Besprechung einer Aufgabe,
• die auftragsbezogene Kommunikation mit dem Kunden sowie
• die Zusammenfassung der Ergebnisse und Übergabe an den Kunden.

Erfasse im Arbeitsprotokoll immer genau, was du in der aufgezeichneten Zeit erledigt hast. Nur so kann der Kunde die verbrauchte Arbeitszeit nachvollziehen. Für ein transparentes Arbeitsprotokoll ist es also wichtig, dass du die Zeiterfassung bei jeder Aufgabe mindestens 1 Mal am Tag stoppst und nicht nur pausierst!

Für dich gilt: auf eine Aufgabe darf ausschließlich dann Zeit aufgenommen werden, wenn du tatsächlich gerade für diese Aufgabe arbeitest.

Ist kein Budget mehr vorhanden? Dann gehe bitte nicht in Vorleistung! Warte auf neues Kundenbudget und arbeite erst weiter, wenn dieses in der Aufgabe vorhanden ist. Du gehst ein hohes Risiko ein, wenn du ohne Budget arbeitest. Sollte ein Kunde doch nicht nachbuchen, kann dir diese Zeit von my-vpa nicht bezahlt werden.