Wie gehe ich bei geplanten Abwesenheiten vor?

Innerhalb der my-vpa Community sprechen wir von einer Abwesenheit immer dann, wenn du die Reaktionszeiten nicht einhalten kannst. Das kann der Fall sein, wenn du freie Tage planst oder krankheitsbedingt ausfällst. Erfasse geplante Abwesenheiten so früh wie möglich in der Abwesenheitsplanung, in der du auch mehrere Abwesenheiten parallel angeben kannst.

Kümmere dich immer rechtzeitig um deine Planung (Abwesenheitsplanung und Zeitplanung), damit vor einer Abwesenheit genug Zeit für eine Übergabe/Einarbeitung einer Vertretung zur Verfügung steht. Unsere App unterstützt dich dabei, für Aufgaben, die während deiner Abwesenheiten anfallen, eine Lösung zu finden.

Wie funktioniert die Abwesenheitsplanung?

Schritt 1: Trage unter “Mein Konto” > “Abwesenheiten” deine neue (geplante oder aktuelle) Abwesenheit über den Button “Abwesenheit hinzufügen” rechts ein.

Schritt 2: Anschließend werden dir in der Abwesenheitsplanung und im Abwesenheitsdashlet die Aufgaben als „To-Do“ angezeigt, die während dieser Abwesenheit bearbeitet werden müssten. Wähle in den Eckdaten der Aufgabe aus, ob es sich um eine kontinuierliche Aufgabe oder eine einmalige Aufgabe mit Deadline handelt.
Wähle für jede Aufgabe eine adäquate Lösung aus, z.B.

• gebe an, dass du die Aufgabe vor deiner Abwesenheit fertigstellst
• leite die Aufgabe an die Teamleitung weiter, damit eine Vertretung gefunden werden kann
• Verlege die Deadline in Abstimmung mit deinem Kunden auf nach deine Rückkehr
• gebe an, dass die Aufgabe während deiner Abwesenheit nicht bearbeitet werden muss

Offene To-Dos werden dir in der Abwesenheitsplanung und auch in deinem Dashboard ganz oben in einem eigenen Dashlet angezeigt. Sofern du keine offenen To-Dos hast, verschwindet das Dashlet wieder.

Schritt 3: Sobald alle To-Dos erledigt sind, kannst du die Abwesenheit aktivieren. Dieser Schritt ist notwendig, damit deine Abwesenheit uns und deinen Kunden in der App angezeigt wird.

Schritt 4: Kommen vor deiner Abwesenheit neue Aufgaben hinzu, die während deiner Abwesenheit bearbeitet werden müssten, dann werden dir diese als neue To-Dos in der Abwesenheitsplanung und in deinem Abwesenheitsdashlet angezeigt. Erledige alle To-Dos bevor du deine Abwesenheit antrittst.

Schritt 5: Überprüfe deine Zeitplanung darauf, ob du deine Kapazitäten und Angaben zu Neukunden/Aufträgen an deine Abwesenheit angepasst hast.

In diesen Tutorial-Videos kannst du dir das Vorgehen bei der Abwesenheitsplanung ansehen: https://youtu.be/w4vIdjbixgo & https://youtu.be/tAgYlSzm9-s