Was mache ich bei einer Aufgabe, die ich nicht erledigen kann?

Wenn ein Kunde eine Aufgabe an dich delegiert, die außerhalb deiner Kompetenzen liegt oder du aktuell nicht über ausreichend Kapazitäten verfügst, dann leitet die Aufgabe bitte über den Button „an TL delegieren“ weiter. Somit wird deinem Kunden schnellstmöglich aus einer Hand geholfen, er muss sich nicht anderweitig umsehen und bleibt dein Kunde. my-vpa deckt viele Bereiche ab und möchte diese Erwartung dem Kunden gegenüber auch erfüllen. Hier findest du die komplette Übersicht über unsere Assistenzbereiche.

Bevor du eine Aufgabe delegierst:

• Stelle sicher, dass alle Informationen und Anhänge, die für die Bearbeitung der Aufgabe notwendig sind, vorhanden sind. Gehe daher direkt im Aufgabenchat auf den Kunden zu, wenn noch etwas geklärt werden muss. Es geht wertvolle Zeit verloren, wenn das Admin-Team die Aufgabe nicht direkt zur Bewerbung ausschreiben kann. Ist alles klar, dann teile dem Kunden mit, dass du diese Aufgabe nicht selber erledigen kannst, wir aber im Team umgehend für ihn nach einem passenden VPA suchen werden.
  • Beispieltext (siehe auch Chatvorlagen): «Vielen Dank für Ihren Auftrag. Ich kann Ihnen diesmal leider nicht behilflich sein, werde die Aufgabe aber intern weiterleiten, damit wir einen passenden VPA für diese Aufgabe finden. Können Sie bitte im Aufgabenchat alle notwendigen Informationen bereitstellen, die zur Bearbeitung der Aufgabe notwendig sind? Vielen herzlichen Dank und bis zum nächsten Mal.

• Biete deinem Kunden eine neue Deadline an, wenn du die Aufgabe grundsätzlich erledigen kannst, aber etwas mehr Zeit benötigst.
  • Beispieltext (siehe auch Chatvorlagen): «Vielen Dank für den neuen Auftrag. Leider schaffe ich diesen aus Kapazitätsgründen nicht bis zur vorgegebenen Deadline, könnte Ihnen das Ergebnis aber bis XY liefern. Wenn es für Sie in Ordnung ist, reicht mir ein kurzes ok. Ist Ihnen das zu spät, können wir intern nach einem VPA fragen, der diese Aufgabe übernehmen kann.»

• Kläre Rückfragen deinerseits mit dem Kunden. Stelle z.B. inhaltliche Fragen, falls du die Aufgabenstellung nicht verstanden hast oder gib dem Kunden deine Einschätzung zum vorgegebenen Budget, falls dieses in deinen Augen nicht ausreicht. Prüfe die Aufgabe umfänglich und überlege gut, ob eine Delegierung tatsächlich notwendig ist.

• Halte im Kommentarfeld der Bestätigung kurz fest, warum du die Aufgabe nicht erledigen kannst. Wir berücksichtigen dies dann bei der nächsten Aufgabenverteilung.

Hast du deinen Kunden im Aufgabenchat nicht über die Weiterleitung informiert, dann können wir diese nicht bearbeiten. Es liegt in deiner Verantwortung, deinem Kunden zu erklären, warum du eine Aufgabe weiterleitest. Im Aufgabenchat haben wir dafür verschiedene Chatvorlagen für dich vorbereitet.

Nimmst du wahr, dass der Umfang der Aufgaben eines Kunden zunehmen, dann melde dich beim Admin-Team. Wir können dir einen TA zur Seite stellen oder dich beim Projektmanagement unterstützen. Weitere Tipps, wie du deinen Kundenstamm betreuen und langfristig ausbauen kannst, findest du im Dokument Nach dem Onboarding ist vor dem Start.