Welche Funktionen hat der Aufgabenchat und was gibt es bzgl. der Aufgabenbeschreibung zu beachten?

Der Aufgabenchat dient der vollständigen Aufgabendokumentation, die in deiner Verantwortung liegt. Siehe jede Aufgabe als Vertrag zwischen dir und deinem Kunden und pflege alle Einzelheiten, um dich vor Reklamationen und Honorarverlusten zu schützen. 

Die Erstellung einer neuen Aufgabe erfolgt im Aufgabenchat durch dich oder deinen Kunden über ein Autochat-System, d. h. deinem Kunden bzw. dir werden beim Einstellen einer Aufgabe verschiedene Fragen gestellt: Was soll wie erledigt werden, bis wann, in welcher Zeit, usw. Sobald alle Fragen beantwortet sind, erhältst du die Aufgabe zur Akzeptierung vorgelegt.

Eine umfassende und eindeutige Aufgabenbeschreibung ist essenziell für ein erfolgreiches Bearbeiten der Aufgabe. Sorge stets dafür, dass alle relevanten Informationen vorhanden sind. Dazu gehören u.a. folgende Punkte: was genau soll gemacht werden, wie soll dabei vorgegangen werden, mit welchen Tools soll gearbeitet werden, (falls kontinuierlich) in welchem Rhythmus soll die Aufgabe erledigt werden, welche Dokumente werden für die Bearbeitung benötigt, etc.

Zur Verdeutlichung hier eine Aufgabenbeschreibung, die nicht unseren Kriterien entspricht und die du so nicht akzeptieren solltest:
“Erstelle monatlich Rechnungen für meine Kunden, versende diese und prüfe den Zahlungseingang anhand meiner Kontoauszüge.”

So könnte die Beschreibung beispielsweise stattdessen lauten:
“Erstelle monatlich, zwischen dem 25ten und 30ten, Rechnungen für meine Kunden und versende diese im Anschluss per E-Mail. Dir steht dafür der Firmen-Mailaccount assistenz@xy.de zur Verfügung. Die Kundenliste inkl. jeweiligem Rechnungsbetrag und Kontaktdaten befindet sich im Anhang. Ebenfalls die Vorlage für die Rechnungen sowie das E-Mail anschreiben. Lege die erstellten Rechnungen im Dropbox-Ordner “Erstellte Rechnungen” ab, mit folgendem Dateinamen “Rechnungsnummer, Nachname Kunde, Datum JJJJMMTT”.

Im o.g. Zeitraum lade ich Kontoauszüge hier in der Aufgabe hoch. Prüfe, ob die im Vormonat erstellten Rechnungen beglichen wurden und verschiebe alle bezahlten Rechnungen in den Dropbox-Ordner “Bezahlte Rechnungen”. Sollte eine Rechnung nicht bezahlt worden sein, dann schreibe mir hier eine kurze Info dazu inkl. Kundenname und Rechnungsnummer.

Pro Monat stelle ich dir ein Budget von 2h zur Verfügung.”

Während der Bearbeitung der Aufgabe dient der Aufgabenchat zum Informationsaustausch und dokumentiert gleichzeitig alle wichtigen Bearbeitungsschritte. Nutze also den Aufgabenchat, um Rückfragen zur Aufgabe zu stellen. Lässt dir ein Kunde weitere Informationen über den Einzelchat zukommen, dann kannst du über die Kopierfunktion im Einzelchat die Nachricht direkt in die richtige Aufgabe posten. Besprichst du die Aufgabe telefonisch mit dem Kunden, dann fasse euer Gespräch und die vereinbarten To-dos/Vorgehensweisen direkt im Anschluss im Aufgabenchat zusammen. So schaffst du Transparenz und es können keine Missverständnisse entstehen.

Lade alle deine erarbeiteten Zwischen- und Endergebnisse im Aufgabenchat hoch, auch wenn ein Kunde die Ergebnisse auf einem anderen Weg (z.B. Mail) bekommen möchte.

Um dir die Dokumentation einer Aufgabe zu erleichtern, kannst du Nachrichten mit Tags wie Beschreibung, Deadline, Budget, Zwischenergebnis etc. versehen und später im Chat danach filtern. Besonders bei längeren Aufgaben ist dies sehr hilfreich, um den Überblick zu behalten.

Im Aufgabenchat kannst du auch Sprachnachrichten, Fotos, Dokumente usw. posten. Der Aufgabenchat hat also viel mehr Funktionen als der Einzelchat und ist zudem auch Multiuser fähig, d. h. alle User, die an einer Aufgabe arbeiten, können sich im Aufgabenchat über die Aufgabe austauschen.