Wie schnell reagiert mein VPA auf meine Aufgaben und wie läuft die Bearbeitung ab?

Ihre Aufgaben können Sie rund um die Uhr über unsere App an Ihren VPA delegieren. Nachdem Sie Ihre Aufgabe eingestellt haben, erfolgt die Erledigung in drei Schritten: 

1. Schritt “Prüfung”: Ihr VPA prüft die Aufgabe innerhalb der my-vpa Reaktionszeiten

Aufgaben, die Sie werktags bis 14 Uhr einstellen, prüft Ihr VPA bis spätestens 18 Uhr. Aufgaben, die Sie nach 14 Uhr delegieren, prüft Ihr VPA bis spätestens 12 Uhr am folgenden Werktag. Bundeseinheitliche Feiertage und Wochenenden sind hiervon ausgenommen. Prüfung bedeutet, dass Ihr VPA innerhalb der beschriebenen Reaktionszeit prüft, (1.) ob für die Bearbeitung alle notwendigen Informationen und Kompetenzen vorhanden sind, und (2.) ob Ihre Aufgabe zu den eingestellten Bedingungen, wie Deadline und Zeitbudget, erledigt werden kann. Ist die Prüfung positiv, akzeptiert Ihr VPA die Aufgabe, und es startet Schritt 2. Sollten Informationen fehlen oder können die Bedingungen nicht eingehalten werden, kontaktiert Sie Ihr VPA im Aufgabenchat. Und fehlt Ihrem VPA einmal die Kompetenz zur Bearbeitung einer Aufgabe, leitet er diese an unser Kundensupport Team und wir versuchen in Abstimmung mit Ihnen schnellstmöglich einen passenden Assistenten zu finden. 

2. Schritt “Bearbeitung”: Ihr VPA bearbeitet die Aufgabe bis zur vereinbarten Deadline

Ist die Prüfung positiv, akzeptiert Ihr VPA die Aufgabe und Sie werden darüber automatisch informiert. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb der vereinbarten Deadline. Sollten während der Bearbeitung Fragen auftauchen, wird sich Ihr VPA mit Ihnen über den Aufgabenchat abstimmen. Bei größten Aufgaben haben Sie zudem die Möglichkeit, Zwischenergebnisse einzufordern und können so Schritt für Schritt kontrollieren, ob die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erledigt wird. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen stets die Vereinbarung von Zwischenergebnissen, die Sie jederzeit über den Aufgabenchat einfordern können.

3. Schritt “Übergabe”: Ihr VPA übergibt Ihnen das Ergebnis zur Prüfung

Sobald die Aufgabe erledigt ist, übergibt Ihnen Ihr VPA das Ergebnis zu Prüfung. Sie erhalten dazu eine Nachricht im Aufgabenchat und haben dann sieben Tage Zeit, die Aufgabe abzunehmen und zu bewerten. Sollten Sie Änderungswünsche haben, können Sie Ihrem VPA die Aufgabe zur Weiterbearbeitung zurückgeben. Falls Sie mit dem Ergebnis einmal gar nicht zufrieden sind, können Sie die Aufgabe jederzeit reklamieren.

Zusatzinfo:

• Bitte sprechen Sie Ihren VPA frühzeitig an, sofern Sie einmal eine Aufgabe haben, die schneller bearbeitet werden soll, auch wenn wir eine schnellere Erledigung nicht garantieren können, kann es sein, dass Ihr VPA in Sonderfällen auf Ihren Wunsch eingehen kann.