Viele Angestellte in bestimmten Fachgebieten denken früher oder später über eine Selbstständigkeit nach. Die Vorteile liegen auf der Hand: Frei einteilbare Arbeitszeiten, kein Ärger mit dem Vorgesetzten, selbstbestimmtes Arbeiten ganz nach den eigenen Vorstellungen und Ansprüchen. Allerdings bringt die Selbstständigkeit auch Mehrarbeit mit sich, zum Beispiel für die Kundenakquise.

Elisabeth, eine unserer VPAs, ist sowohl selbstständig als VPA als auch Freelancer bei my-vpa. Wir haben mit ihr darüber gesprochen, welche Vorteile es für sie hat, beides miteinander zu kombinieren – und auch über das Freelancer-Leben im Allgemeinen. Elisabeth lebt in der Nähe von Rostock und arbeitet seit 2020 bei my-vpa.

Hallo Elisabeth, wie bist du zu my-vpa gekommen?

Ich bin seit dem vergangenen Jahr selbstständig. Mit meinem Büroservice habe ich anfangs für einen Auftraggeber gearbeitet und dann gemerkt: Jetzt bin ich ja selbstständig – das ist nicht alles. Irgendwie möchte ich doch noch ein paar mehr Auftraggeber haben. Ich habe dann im Internet ein wenig geforscht, was ich in meiner Selbstständigkeit mit einem Büroservice so machen kann, und bin auf die virtuelle Assistenz gestoßen. Ich habe mich informiert und dann eine Bewerbung an my-vpa geschrieben, und bin angenommen worden. 

Was für eine Ausbildung oder Berufserfahrung hast du?

Ich bin gelernte Kauffrau für Bürokommunikation, und habe auch in verschiedenen Bereichen in diesem Beruf gearbeitet. Sei es in der Buchhaltung, im Backoffice, Frontdesk – also all die Bereiche von Büroarbeit, die der Beruf so abdeckt, habe ich durchlaufen. Durch meine Ausbildung bringe ich also Erfahrung in vielen Bereichen mit. 

Wie sieht denn ein typischer Tagesablauf als VPA bei dir aus? Gibt es überhaupt einen typischen Tagesablauf, oder sind die Aufgaben so unterschiedlich, dass jeder Tag einzigartig ist?

Da gibt’s tatsächlich einen Ablauf. Ich habe ja auch zwei Kinder, von daher muss ich mich da gut organisieren. Mein Tagesablauf sieht in etwa so aus: Mein Ziel ist, dass ich so gegen 9 Uhr morgens meine ersten Aufgaben erledige. Manchmal schaffe ich das aber erst gegen halb zehn – aber solange ich keine Fristen oder Termine habe, ist das ja auch in Ordnung. Ich schaue, welche Termine bei mir für den Tag anstehen, und dann verteile ich mir meine Aufgaben entsprechend in die freien Zeitfenster. Ich habe auch einige Daueraufgaben, mit denen fange ich meistens an. 

Mittags mache ich wie die meisten so zwischen 12 und 14 Uhr mal ein Päuschen. Und ich arbeite abends meist noch ein wenig weiter, wenn mein Sohn im Bett ist – das liegt aber daran, dass ich nicht nur bei my-vpa arbeite, sondern auch mit meinem eigenen Büroservice selbstständig bin. Da bleibt dann tagsüber manchmal was auf der Strecke, was ich gern noch erledigen möchte – z.B. meine eigene Werbung.

Was für ein Fazit konntest du aus deiner bisherigen Freelancer-Tätigkeit außerhalb von my-vpa ziehen? Was findest du daran gut, und was an my-vpa?

Bei my-vpa gefällt mir zum Beispiel der Aufbau der Plattform gut. Sie ist sehr strukturiert, sehr übersichtlich, der Kunde kann verschiedene Aufgaben einstellen. Es ist eine genaue Deadline definiert, und man hat Felder wo man interne Nachrichten für sich selber festhalten kann. Ebenfalls sehr gut finde ich, dass das Marketing im Hintergrund über my-vpa läuft. Das heißt, ich brauche mir die Kunden nicht suchen – sie werden im Hintergrund schon für mich generiert. 

Ich finde es auch super, dass my-vpa mich zum Teil bei der Kundenbetreuung unterstützen kann, wenn sich ein Kunde länger nicht mehr gemeldet hat. Denn momentan betreue ich rund 20 Kunden bei my-vpa, die aber nicht alle ständig aktiv sind. Über my-vpa ist das möglich – mit meinem eigenen Büroservice könnte ich keine 20 Kunden betreuen. 

Der Vorteil einer eigenständigen Freelancer-Tätigkeit ist, dass man den Kommunikationsweg mit dem Kunden selber bestimmen kann. Bei my-vpa läuft ja alles über die Plattform, andere Kommunikationswege wie z.B. das Smartphone sind aus Datenschutzgründen in der Regel nicht erlaubt. Außerdem kann man seinen eigenen Stundensatz so ansetzen, wie man möchte, und kann auch die eigenen Dienstleistungen so eingrenzen oder strukturieren, wie es einem am besten liegt. Man kann sein eigenes Marketing machen, auch wenn das Zeit kostet, aber man kann es wirklich frei gestalten. 

Welche Vorteile hat my-vpa aus deiner Sicht für Kunden?

Der Kunde hat bei my-vpa eine Rundumbetreuung. Wenn ich mal krank sein sollte, im Urlaub bin, oder die Aufgabe einfach nicht schaffe, wird sehr schnell dafür gesorgt, dass die Aufgabe weitergereicht wird, und dass sichergestellt ist, dass der Kunder immer zeitnah, also in der festgelegten Reaktionszeit, Antwort bekommt. Zudem hat der Kunde mit my-vpa, bei Bedarf, sofort Zugriff auf sehr viele Kompetenzen oder Kapazitäten, die ich alleine gar nicht haben könnte. Zum Beispiel die vielen Fremdsprachen in unserem weltweit verteilten Team. 

Du hast ja Kinder – wie geht deine Tätigkeit mit der Kinderbetreuung zusammen? Bekommst du das gut unter einen Hut? Und wenn doch mal irgendetwas ist, ein Kind krank z.B., wie unterstützt dich dann my-vpa in dieser Situation?

Ich habe das Glück, das mein Sohn fast nie krank wird, denn wenn es doch mal so wäre, dann wäre der Tag ziemlich stressig für mich. Aber in dem Fall könnte ich mich ja auch selber bei my-vpa krank melden – diese Möglichkeit gibt es ja. Ich habe mich bisher noch nie dort krank melden müssen, aber sollte es mal so sein, dann sucht my-vpa für mich schnellstmöglich einen Ersatz, der meine Aufgaben übernehmen kann. Es ist gut, dass es diese Möglichkeit gibt, ich möchte sie aber dennoch nur in Notfällen in Anspruch nehmen, denn man muss den neuen VPA natürlich auch noch einarbeiten für die Zeit, in der man nicht verfügbar ist. 

Was gefällt dir denn insgesamt nicht so gut am Freelancer-Dasein?

Das einzige, was mir nicht so gut gefällt, ist meine innerliche Anspannung, die ich ab und zu mal verspüre, wenn ich an die Zukunft denke. Als Selbstständige stellt man sich schon fragen wie z.B.: Was ist in einem halben Jahr, habe ich dann genauso viele Aufträge wie jetzt? Was ist, wenn nein? Ich vermute, dass der Job, den ich mache, niemals verschwinden wird. Über die Kundenakquise mache ich mir aber schon Gedanken. Aber selbst wenn ich mal meine Direkt-Kunden nicht so gut akquiriert bekomme, habe ich immer noch my-vpa – da brauche ich eigentlich nur auf einen Knopf drücken, und kriege neue Kunden generiert. Und bei my-vpa sind immer Kunden, die VPAs mit meinen Fähigkeiten und Kenntnissen suchen, und die Unterstützung gern in Anspruch nehmen. 

Dennoch ist es bei der Selbstständigkeit ein kleines Kriterium, dass man kein sicheres Einkommen hat. Man muss für sein Einkommen selber verantwortlich sein. 

Und genauso für seine eigene Buchhaltung. Das ist wirklich ein Punkt, auf den ich gar keine Lust habe. Ich schiebe meine Buchhaltung immer bis zum letzten Tag – man verdient ja auch nichts daran. 

Ansonsten gibt es für mich aber keine Nachteile. Ich kann selbstbestimmt leben, und das ist mir sehr sehr wichtig, weil ich ein sehr charakterstarker Mensch bin.

Welche Tätigkeiten als VPA gefallen dir besonders gut? Welche Kundenprojekte hast du schon erfolgreich abgeschlossen?

Kundenbetreuung mache ich sehr gerne – nicht so sehr per Telefon, aber per Email, also Texte schreiben, auf Formulierungen achten. Auch Content-Erstellung oder Social-Media-Management liegen mir gut, das heißt Kommentare schreiben, Liken, Nachrichten beantworten, aber auch Profile erstellen, Werbekampagnen aufsetzen. Und ich übernehme auch gerne kleinere Aufgaben im Designbereich – zum Beispiel Infografiken erstellen mit Online-Tools. Da bin ich kein Profi, aber Übung habe ich schon damit. Das sind so die Bereiche, in denen ich mich aktuell auch ein bisschen weiterbilde und mir ein Spezialgebiet aufbauen möchte. 

Du arbeitest die meiste Zeit von Zuhause aus – wie sieht denn dein Arbeitsplatz aus? Gibt es etwas, was dort nie fehlen darf?

Ganz wichtig für die Arbeit ist mir mein großer Terminkalender. Den brauche ich. Ich habe auch lange gesucht, bis ich einen Kalender mit dem optimalen Format gefunden habe. Meiner hat eine Tagesübersicht nach Uhrzeiten gegliedert, so dass man seine Termine sehr übersichtlich genau in dieses Uhrzeitenraster eintragen kann. 

Ohne meine Maus geht es auch nicht. Viele können ja am Laptop mit dem Touchpad arbeiten – ich komme damit aber gar nicht klar.

Ich bin außerdem ein sehr wandelbarer Mensch, und möchte nicht mein ganzes Leben lang an einem Schreibtisch sitzen. Deshalb arbeite ich mal einen Tag in der Küche, dann arbeite ich eine Woche am Schreibtisch, dann gehe ich eine Woche auf die Couch mit meinem Laptop – und das brauche ich auch, habe ich gemerkt. Mir wird sonst schnell langweilig, und wenn ich dann meinen Ort in der Wohnung verändere, dann ist das schon eine kleine Abwechslung, und dann gehts mir gut. Im Angestelltenverhältnis würden das wahrscheinlich auch viele gerne machen – da ist es aber oft nicht möglich oder nicht erlaubt.

Es kommt aber auch auf die Aufgaben an, welcher Arbeitsplatz am besten geeignet ist: Wenn ich z.B. merke, ich muss viel notieren, dann gehe ich in die Küche an meinen großen Esstisch – da habe ich besonders viel Platz, mich auszubreiten.

Warum arbeitest du gerne remote?

Ich wohne ich ein bisschen abseits, ungefähr eine halbe Stunde von Rostock entfernt, was die nächste große Stadt ist. Hier im Umkreis gibt es nicht viele Bürojobs, ich müsste also relativ weit fahren, wenn ich bei einem Arbeitgeber vor Ort arbeiten würde. Und das macht mir ehrlichgesagt nicht viel Spaß, meine Zeit mit Hin- und herfahren zu verbringen. 

Es ist auch wirklich sehr angenehm, dass ich keine festen Arbeitszeiten habe. Ich kann sie mir selbst organisieren. Wenn ich noch schnell was einkaufen muss, dann kann ich das tagsüber erledigen, solange ich meine Aufgaben trotzdem in den vereinbarten Deadlines erledigen kann. Mit vielen Arbeitgebern wäre das nicht möglich. Ich habe dadurch natürlich auch mehr Verantwortung, aber das tut mir sehr gut.

Vielen Dank für deine ehrlichen Antworten, Elisabeth! Wir wünschen dir alles Gute für die Zukunft, auch für dein eigenes Projekt! Danke, dass du dir für dieses Gespräch Zeit genommen und uns einen Einblick in deinen Alltag gegeben hast.

Bleib’ gesund, und bis bald!