In diesem Video erklären wir dir das VPA Manager Dashlet.

Das VPA Manager Dashlet (exkl. Tabs Projektpool & Experten) muss 1x pro Tag (nachmittags) vollständig bearbeitet werden. Prüfe jedoch in jeder Schicht, ob einer deiner Reminder fällig ist.

Die Bearbeitung des VPA Manager Dashlets umfasst:
– Cases prüfen
– Reminder abarbeiten
– Neue VPA-Journey Schritte bearbeiten

Cases und Vorgehen:

• VPA hat Zeitplanung geändert (Neukunden/Aufträge)
  – bei Auffälligkeiten auf Assistent zugehen (z.B. N-VPA will direkt nach Onboarding keine Aufträge), bei A & B-VPAs prüfen und mit VPA Manager abstimmen, ob diese Prio bekommen sollen.
• VPA hat Abwesenheit eingetragen
  – Länge und Häufigkeit der Abwesenheit(en) prüfen; bei länger als 3 Wochen auf Assistent zugehen und klären, ob etwas Besonderes ansteht. Längere Abwesenheiten müssen besonders gut vorbereitet werden; bei häufigen Abwesenheiten ebenfalls auf Assistent zugehen und konstante Kundenbetreuung sicherstellen. Bei kurzfristig eingetragenen Abwesenheiten (z.B. ab nächstem Tag) mit VPA klären, ob er bereits alles vorbereitet hat.
• Klasse geändert/Rising Star
  – bei negativer Veränderung Ursachen prüfen und ggf. auf Assistent zugehen; bei positiver Änderung ggf. Assistent für tolle Entwicklung loben (Achtung: Klassen gegenüber Assistenten nie nennen!).
• VPA ist inaktiv geworden
  – VPA für den Folgetag auf Reminder setzen und dann prüfen, ob er wieder aktiv wurde. Falls nicht, dessen Aufgabenliste prüfen und ggf. anschreiben, ob alles in Ordnung ist.
  Achtung: wenn Assistent mobile-App nutzt, ändert sich der Inaktiv-Status nicht. Daher Aktivität genau prüfen, bevor Assistent kontaktiert wird.
  Ausnahmen: Montags Inaktivität erst Nachmittags prüfen, da viele Assistenten über das WE inaktiv werden. Teilzeit-VPAs schreiben wir nur im Notfall an, falls ein Kunde sich gemeldet hat.

Reminder bearbeiten
Bei Einstellung von Reminder muss Kürzel hinterlegt werden, damit ein Fall vom gleichen AT-Mitglied bearbeitet werden kann. Entferne den Reminder, wenn der Fall gelöst und die VPA-Akte gepflegt ist. Reminder werden von AT-Kollegen übernommen, wenn ursprünglicher Bearbeiter im Urlaub/krank ist.

VPA-Journey Schritte und Vorgehen

• NEU in 0-3 Monate: neuer VPA der noch geboardet wird – Neu-Flag nach Onboarding-Call entfernen
• NEU in 3-6 Monate: Buddy vereinbart Check-in Call mit VPA – Neu-Flag entfernen, wenn Termin vereinbart wurde
• NEU in 6-9 Monate: Klasse prüfen und bei D und C Maßnahmen mit VPA Manager besprechen – Flag entfernen, wenn Maßnahmen mit Assistent besprochen wurden
• NEU in 9-12 Monate: Klasse prüfen und bei D und C Maßnahmen mit VPA Manager besprechen – Flag entfernen, wenn Maßnahmen mit Assistent besprochen wurden
• NEU in > 12 Monate: VPA Manager informieren – VPA Manager entfernt Flag, wenn Assistent kontaktiert wurde