Die Prüfung von Aufgaben ist wesentlicher Bestandteil deiner Arbeit im Admin-Team. Du prüfst regelmäßig in folgenden Fällen Aufgaben:

•  Von Neukunden oder inaktiven Kunden, für die ein passender Assistent gefunden werden muss. Schaue hier für zusätzliche Informationen immer in die KD-Akte. Wenn dort wichtige Infos für die Aufgabe vorhanden sind, dann weise den Assistenten in der Akte darauf hin.
• Weitergeleitete Aufgaben von Assistenten, für die ein anderer passender Assistent gefunden werden muss. Achte hier darauf, dass der VPA den Kunden über die Weiterleitung informiert hat und ggf. fehlende Infos angefordert hat.
• Aufgaben in Bearbeitung von Assistenten (speziell Newbies). Dabei solltest du die komplette Aufgabenbearbeitung bis Übergabe Endergebnis prüfen. Hier findest du weitere Infos zur Prüfung von Aufgaben, die bereits von Assistenten (Newbies) bearbeitet werden.

 

Prüfe Aufgaben prinzipiell durch die Brille eines Assistenten: würdest du selbst die Aufgabe, so wie sie beschrieben ist, bearbeiten können? Vergebe eine Aufgabe erst dann an einen Assistenten, wenn alle Fragen geklärt sind und der Assistent direkt mit der Bearbeitung starten oder einen Einarbeitungscall mit dem Kunden wahrnehmen kann.

Folgende Punkte solltest du bei der Prüfung immer beachten:

• Ist die Deadline realistisch? Wenn nicht, frage nach, ob die Deadline verlängert werden kann und gib eine Einschätzung, bis wann eine Aufgabe erledigt werden könnte. Kurzfristige Aufgaben mit z.B. DL in 24h sind unrealistisch, weise den Kunden direkt darauf hin (Hinweis Reaktionszeiten). Bei sehr umfangreichen Aufgaben ist evtl. eine Aufteilung auf mehrere Assistenten sinnvoll, wenn die Aufgabenstellung dies zulässt.
• Reicht das Zeitbudget für die Bearbeitung? Wenn nicht, gebe dem Kunden deine Einschätzung und frage, ob das Budget erhöht werden kann oder schlage vor, dass der Assistent nach x Stunden ein Zwischenergebnis abgibt.
• In welchen Arbeitsbereich/Kompetenz fällt die Aufgabe? Hat der KD mehrere Arbeitsbereiche angegeben, dann hole ihn zum Vorgehen (Aufteilung der Aufgabe, siehe Chatvorlagen) ab.
• Sind alle notwendigen Dateien und Informationen vorhanden? Z.B. müssen bei Lektorats-Aufgaben die zu korrigierenden Texte in der Aufgabe einsehbar sein (Anhang oder Link zu Dokument, Webseite, etc.)
• Verstehst du die Aufgabenstellung? In der Aufgabe sollte immer beschrieben sein, was zu erledigen ist und wie es zu erledigen ist. Solltest du dir unsicher sein, ob du die Aufgabe verstanden hast, dann hake beim Kunden nach (siehe Chatvorlagen) oder bitte in unserem Austauschchannel um Hilfe. Einigst du dich mit dem Kunden auf eine grobe Aufgabenbeschreibung, die der Kunde später im Gespräch mit dem Assistenten noch verfeinert, halte dies ebenfalls im Aufgabenchat fest.
• Ist die Aufgabenstellung realistisch? Ist eine Aufgabe deiner Meinung nach nicht umsetzbar, dann bespreche mit dem Kunden, was genau ein Assistent umsetzen kann und was nicht. Sei dabei stets lösungsorientiert und achte auch auf Anfragen nach Experten (Stichworte: Analyse, Beratung, Strategieentwicklung, etc.)

Wenn alles okay ist, kannst du eine Umfrage starten bzw. bei Neukunden einen VPA direkt zuweisen.
Wenn nicht alles verständlich ist, dann gehe im Aufgabenchat innerhalb der Reaktionszeit auf den Kunden zu und kläre die offenen Punkte.

 

Nicht jede Aufgabe, die ein Kunde delegiert, kann genau nach seinen Wünschen umgesetzt werden! Es liegt in deiner Verantwortung, die Aufgabenstellung genau zu prüfen und ggf. Änderungen oder Alternativen anzubieten.

Wichtig: Jede Aufgabe ist als Einzelvertrag zwischen dem Assistenten und dem Kunden zu sehen. Gehe stets mit gutem Beispiel voran und vergeben keine Aufgaben, die der Assistent nicht akzeptieren kann.

 

Was tun, wenn der Kunde sich nicht meldet und wir eine Aufgabe ablehnen müssen?

Sollte sich ein Kunde auch nach 2facher Erinnerung nicht auf Rückfragen melden und es uns daher unmöglich sein, die Aufgabe zu bearbeiten, lehnen wir diese ab. Geht es um Aufgaben größer 10 Stunden, muss eine Freigabe durch Rebekka oder Isabel im Austauschchannel erfolgen. Wenn wir eine Aufgabe ablehnen, hinterlegen wir die Info in der Kundenakte, inkl. Link zur Aufgabe.

 

Änderung Projektname

Sollte ein Kunde die Änderung des Projektnamen anfragen, kannst du das in der Aufgabenliste und „Aktionen“ ändern.

 

Aufgaben-Historie

Die Aufgaben-Historie ist eine nützliche Anzeige, um den zeitlichen Verlauf einer Aufgabe nachzuverfolgen. Jede Aufgabe hat dafür das Historie-Symbol ganz rechts in der Titel-Zeile.

In der Historie wird u.a. angezeigt:
– Änderungen an Eckdaten
– Bewerbungen und Absagen bei Umfragen
– Wer wann zugewiesen wurde
– Wann (Zwischen-)Ergebnisse übergeben und freigegeben wurden
– Wann die Aufgabe weitergeleitet wurde

Wie gehen wir mit Aufgaben im Status „Aufladen” um?

Im Aufgabendashlet im Account Conny & Anne-Sophie können Kunden auch ohne Budget Aufgaben einstellen, die dann im Status „aufladen“ stehen, diese bitte, wie folgt bearbeiten:

– Turnus: Mittwochs alle 2 Wochen Kundenaufgaben bei Conny & AS prüfen
– To Do: Alle Aufgaben, die älter als 4 Wochen sind löschen, vorher folgendes in KD Akte posten: “Titel Aufgabe” aufladen – gelöscht. Danach Aufgabe löschen.