Prüfe regelmäßig die Qualität der Aufgabenbearbeitung bei Newbies. Die ersten Testaufgaben sollten eng von dir begleitet werden und in den ersten vier Wochen solltest du 2-3mal pro Woche die Aufgaben deiner Newbies prüfen. Wenn die Qualität im ersten Monat stimmt, reicht die weitere Kontrolle 1-mal pro Woche aus. (Tipp: nutze den Filter “Neue VPAs” im Kundenaufgabendashlet)

Prüfe Folgendes:
• Frühzeitiger Start der Aufgabenbearbeitung? (Hinweis an VPA: starte Aufgaben so früh wie möglich, es können sich immer Rückfragen oder Änderungen ergeben)
• Reaktionszeiten eingehalten?
• Kommunikation freundlich, fehlerfrei, angemessen, etc.? (du/Sie-Kundenansprache, VPAs sollten Languagetool-Plugin installieren)
• Wird mit Zwischenergebnissen gearbeitet?
• Werden Zwischenergebnisse korrekt übergeben?
• Werden Tags verwendet?
• Werden Deadlines eingehalten?
• Ist der richtige Arbeitsbereich ausgewählt?
• Wird auf nötige Änderungen an den Rahmenbedingungen (Budget, Deadline, Inhalt) frühzeitig und adäquat hingewiesen (Beispiel inadäquat: Ich brauche mehr Budget. Beispiel adäquat: Soweit ich es zum aktuellen Bearbeitungsstand abschätzen kann, brauche ich für die Fertigstellung des Auftrags 3 weitere Stunden Budget…)
• Werden Ergebnisse in passendem Format übergeben? Z.B. Adress-Recherche in Excel
• Sonstige Auffälligkeiten: z.B. hat VPA private Daten mitgeteilt?

Teile solche Learnings in Sprechstunde oder Chat mit allen Newbies, damit voneinander gelernt werden kann.

Beispielaufgaben:
– Social Media + Design https://app.my-vpa.com/tasks/view/5fdf34e8-c349-4cee-bf30-7fdc9f2c871a
Marketing und Design muss in zwei Aufgaben abgerechnet werden. Fehler ist beim VPA passiert. Lösung: VPA muss Kunde anrufen und Sachverhalt klären. Keine nachträgliche Berechnung aber Sicherstellung der korrekten Arbeitsbereiche in Zukunft
– Tätigkeit des VPA passt nicht zu Aufgabenbeschreibung https://app.my-vpa.com/tasks?assistant=244304d0-14d7-4590-9049-4b7aef68783d