Leitfaden für das Vorstellungsgespräch (VSG)

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Leitfaden für das Vorstellungsgespräch (VSG)

Wie werden VSGs geplant

Bewerber bekommen bei Einladung zum VSG einen Link zu unserem Kalender Tool (Kalender für VPA-VSGs), wo ein freier Termin ausgewählt werden kann. Ausgewählte Termin werden dir automatisch in deinem OX Kalender angezeigt.

Dein Teamlead wird zum Start deiner Tätigkeit im Recruiting einen neuen OX Kalender für dich anlegen. Pflege deinen Recruiting-Kalender immer für 2 Wochen im Voraus, Bewerber können Termine maximal 10 Tage im Voraus und mit 6h Vorlaufzeit buchen. Biete möglichst zu unterschiedlichen Tageszeiten Termine an (Vormittags und Nachmittags). Stimme dich dazu mit deinen Kollegen ab. Belege in deinem Kalender von 8 bis 18 Uhr die Zeiten, zu denen du keine Termine für VSGs anbieten möchtest und lasse die Zeiten frei, zu denen Bewerber Termine buchen können.

Für ein VSG planen wir 30 min ein. Im Planungskalender sind zusätzlich nach jedem Termin 15 min Pufferzeit eingestellt, sollte es mit einem Bewerber mal länger dauern. Merkst du bereits im Gespräch, dass der Bewerber nicht geeignet ist, kannst du das Gespräch verkürzen und schnell zum Ende kommen.

Bewerber bekommen per E-Mail eine Terminbestätigung. In dieser können sie den Termin auch wieder absagen oder ändern. Rufe den Bewerber am geplanten Termin via Skype an (siehe Skype-Adresse im Bewerberprofil). Falls ein Bewerber sich mal verspätet, warte maximal 10 min auf ihn, um das Gespräch doch noch stattfinden zu lassen oder gib dem Bewerber 24h Zeit sich zu melden, falls er gar nicht aufgetaucht ist. Meldet er sich innerhalb dieser Frist nicht, breche die Bewerbung ab.

VSG Inhalte

Kurze Vorstellung von dir/deiner Rolle

Fragen an Bewerber:
Berufsausbildung/Studium? Aktuelle Tätigkeit? Welche Erfahrungen in der Remote-Arbeit?

Wohnort (Arbeitsplatz vorhanden, fest oder reist der Bewerber überwiegend) /Reisepläne?

Motivation als VPA und bei my-vpa zu starten? Wie lange plant sie/er bei my-vpa zu bleiben?

Wöchentliche Kapazität? Zeitliche Flexibilität – kann VPA auch in festen Schichten arbeiten?

  • Gewünschte Stundenzahl ist nicht schon in Woche 1  zu erwarten
  • Kundenstammaufbau dauert ca. 1 bis 3 Monate
  • Auftragsgarantie seitens my-vpa gibt es nicht, Schwankungen können vorkommen

 

Frühestmöglicher Starttermin? Hat Bewerber demnächst anstehenden Urlaub geplant?

Kompetenzen (in welchen Bereichen kann der Bewerber uns unterstützen)?

  • Backoffice
  • Kundensupport
  • Onlineshop Management
  • Vorbereitende Buchführung
  • Online-Marketing / Social Media / Texterstellung
  • Grafikdesign
  • Webdesign, Gestaltung von Webseiten
  • Telesales(Outbound)/Social Selling Kampagnen
  • Projektassistenz
  • bei Bedarf: für AT geeignet?

 

Wo ist der Bewerber steuerlich gemeldet? Bereits als Freelancer gemeldet?

Welche Sprachkenntnisse (fließend)?

Honorar

  • was hat sich der Bewerber vorgestellt, mit my-vpa monatlich zu verdienen?
  • Alternativ: Bewerber soll zumindest einen Durchschnitts-Stundensatz nennen, mit dem er rechnet
  • Ggf. Stundensätze nochmal durchsprechen
  • Hinweis geben, dass nicht nur die besser bezahlten Aufgaben erledigt werden können. Großteil der Aufgaben liegt im Bereich BO, den auch jeder machen muss

 

Mit dem Bewerber einen Internet-Speedtest durchführen.

  • Bewerber soll Bildschirm teilen und Speedtest durchführen
  • Die angezeigten Werte (mbits im Download und mbits Upload) notieren und in die Notizen über das Gespräch eintragen. (Geschwindigkeit sollte bei 30 + im Download liegen, Upload-Geschwindigkeit ist nicht so relevant).

 

Kurz erläutern, wie wir arbeiten:

  1. Auftragsmanagement, Zeitaufzeichnung und Kommunikation über my-vpa web app
  2. Bestandteile einer Aufgabe erklären (Beschreibung, Zeitbudget, Deadline)
  3. Einhaltung der Community Guidelines (besonders Reaktionszeiten erwähnen)
  4. Kommunikationsmöglichkeiten mit dem Kunden, Kollegen aufzeigen (Aufgabenchat, Einzelchat, Skype, E-Mail, web-Telefon)
  5. Persönliches Profil, Kompetenzprofil ist die Basis, um Aufgaben zuzuweisen (der VPA kann Aufgaben nicht selbst auswählen)
  6. Persönliches Zeitkonto (zeitliche Verfügbarkeit, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) muss eingetragen werden)
  7. Rechnungserstellung über die app (IBAN-Konto vorhanden?)
  8. My-vpa Academy

 

Persönlicher Eindruck + deine Empfehlung: Z.B. selbstbewusst, lernbereit, schüchtern, IT-affin, schwierig/umständlich, freundlich, chaotisch, unsicher, gut organisiert, etc.?

 

Fasse das Gespräch im Anschluss zusammen und trage die Notizen im Bewerberportal eintragen. Dabei gilt:
– Fasse dich kurz und arbeite mit Stichpunkten
– Informationen, die aus dem ersten Bewerberscreening bereits vorhanden sind und im Gespräch bestätigt werden, müssen nicht wiederholt werden (z.B. Arbeitsort, Kompetenzen, Kapazitäten)

 

Gib anschließend im Recruiting-Skype-Channel Bescheid, mit wem du gesprochen hast und wie deine Empfehlung lautet. Dein Teamlead schaut sich die vielversprechenden Kandidaten bis zum nächsten JF an, in dem dann die finale Entscheidung getroffen wird, wer geboardet wird. Der Teamlead hat hierbei das letzte Wort ;).