Die Einsatzplanung für das Admin-Team erstellen wir monatlich, jeweils zu Mitte eines Monats für den Folgemonat. Das Admin-Team arbeitet in 2 Zeitslots pro Tag: vormittags 8:00 Uhr bis 13:00 Uhr und nachmittags 13:00 bis 18:00 Uhr. Innerhalb dieser Zeitslots werden die tägl./wöchentl. To-Dos flexibel abgearbeitet, es besteht keine durchgängige Anwesenheitspflicht.

Den Einsatzplan findest du hier.

Du wirst im Workspaces Channel informiert, wenn die Planung für einen neuen Monat ansteht und kannst dann eintragen, wann du nicht verfügbar bist oder welche Wunsch-Einsätze du gerne hättest. Wir teilen die Einsätze dann möglichst gleichmäßig im Team auf. Die Einsatzplanung gilt als final, wenn der CS Lead die Planung als abgeschlossen meldet. Der nachträgliche Tausch von Einsätzen ist nach Absprache im Team möglich und muss dem CS Lead gemeldet werden.

Pro Einsatz rechnen wir im Durchschnitt mit einem Zeitaufwand von ca. 2h. Beachte dabei, dass zu machen Zeiten mehr los ist als zu anderen (z.B. Montagvormittag vs. Freitagnachmittag). Zeichne nur die Zeit auf, die du tatsächlich benötigst. Dein dir monatlich zugewiesenes Budget musst du selbst im Blick haben und darauf achten, dass Einsätze mit erhöhtem Aufwand ausgeglichen werden durch ruhigere Einsätze. Plane deine Termine (z.B. Onboardings, Kundengespräche) entsprechend.

Merkst du, dass dein dir zugewiesenes Budget nicht ausreicht, dann wende dich frühzeitig – spätestens eine Woche vor Monatsende – per Mail an den CS Lead. Nenne in der Mail, was genau mehr Zeit als sonst beansprucht hat und wie viel Budget du schätzungsweise zusätzlich brauchst. Der CS Lead entscheidet dann aufgrund deines Inputs, wie weiter vorgegangen wird. Generell ist das Zeitbudget für das Admin-Team begrenzt und Zusatzbudget kann nur mit entsprechender Begründung und Vorlaufzeit beantragt werden.

Damit wir die Besetzung der Einsätze langfristige sicherstellen können, bitten wir dich, geplante Urlaube frühzeitig im Team abzusprechen. Mehr Infos dazu findest du im Artikel Urlaube & Einsätze.