Für jeden Assistenten existiert eine „Personalakte“. Dort dokumentieren wir die Assistenten-Journey, von der Bewerbung bis hin zur Kündigung/dem Offboarding. Auf die VPA-Akte (roter Notizzettel) hast du Zugriff in der Teamübersicht my-vpa Team, im VPA Manager Dashlet, in der Zeitplanung sowie verschiedenen Tabs im Führungsaufgaben-Dashlet.

Wichtiger Hinweis: Die VPA Akte ist ein Begriff, den wir nur intern verwendet. Gegenüber Assistenten solltest du den Begriff nicht erwähnen. Wenn mit einem Assistenten Dinge besprochen werden, die für das ganze Team relevant sind, dann sage ihm neutral, dass du die Vereinbarung notierst.

Da unser Assistenten-Pool vom ganzen Team betreut wird, ist es sehr wichtig, dass die Akten vollständig gepflegt und Tags verwendet werden. Achte immer darauf, dass deine Einträge übersichtlich die wesentlichen Punkte beinhalten (Situation + ggf. Link zur Aufgabe, Reaktion/Lösung des Assistenten, nächste Schritte/Nachverfolgung). Wenn du im Account von Anne-Sophie arbeitest, dann schreibe dein Kürzel in den Akteneintrag. Muss ein Thema vom Admin-Team weiter verfolgt werden, dann stelle dafür einen Reminder beim entsprechenden Assistenten im VPA Manager Dashlet ein.

Folgende Themen gehören in die VPA Akte

• Infos aus dem Recruiting-Prozess (von HR)
• Onboarding
• Bearbeitung erster Aufgaben / Entfernung VT-Stop
• Teilnahme an Academy
• Teilnahme an Sprechstunde
• Check-In Calls / Persönliche Gespräche
• Wichtige Infos, die im Einzelchat besprochen wurden (copy + paste Chatnachricht & ggf. Lösung/weiteres Vorgehen)
• Beschwerden, Verstöße gegen Community Guidelines, VT-Stops, Ermahnungen, Abmahnungen
• Erfolge
• Essenzielle Veränderungen an Verfügbarkeiten (Reduzierung od. Aufstockung Kapazitäten, zusätzlicher Nebenjob, Wechsel Zeitzone, etc)