Welche Arbeitsbereiche/Spezialistenbereiche gibt es und was muss ich jeweils beachten?

Wir bieten unseren Kunden Unterstützung in unterschiedlichen Kompetenzbereichen an: Backoffice, Sekretariat, Marketing, Projektassistenz, Vertrieb, Design und Executive Assistenz. Den Arbeitsbereich einer Aufgabe musst du bei der Aufgabenprüfung festlegen, bevor du die Aufgabe akzeptieren kannst. Solltest du dir einmal unsicher sein, in welchen Arbeitsbereich eine Aufgabe fällt, dann melde dich beim Admin-Team. Wir geben dir gerne eine Einschätzung.

In den Kompetenzbereichen fallen unterschiedliche Stundensätze an, daher ist eine korrekte Einteilung sehr wichtig und wirkt sich auf dein Honorar aus.

1.Backoffice & Sekretariat

Der Großteil unserer Aufgaben fällt in die Bereiche Backoffice und Sekretariat, hier werden alle Aufgaben mit dem einfachen Stundenfaktor abgerechnet. Kompetenzen sind beispielsweise: Recherche, Dokumentenerstellung, Transkription, Korrektorat, etc.
Ausnahmen im Bereich Backoffice & Sekretariat: Diverse Büroservices und Übersetzung werden wie Spezialistenaufgaben behandelt und müssen vor Bearbeitung vom Operations-Team freigegeben werden.

2. Marketing

In den Bereich Marketing fallen u.a. Kompetenzen wie Social-Media-Management, Kreative Texterstellung und Onlinewerbung. Hier wird der Stundensatz 1.5 für den Kunden angewendet. Das bedeutet:

• Stellt ein Kunde eine Aufgabe mit 4 Stunden ein, blieben dir weniger als 3 Stunden reale Arbeitszeit (das siehst du unter Eckdaten in der Aufgabe)
• Dem Kunden ist das meist nicht bewusst und er weiß gar nicht, dass du weniger Arbeitszeit zur Verfügung hast
• Sende deinem Kunden daher bei neuen Aufgaben jeweils bitte folgende Nachricht im Aufgabenchat (siehe Chatvorlagen) und ändere das Budget entsprechend in den Eckdaten der Aufgabe:

Hallo xx, vielen Dank für die neue Aufgabe. Diese fällt in den Bereich Marketing. Im Marketing fällt der Faktor 1.5 an. Somit werden Ihnen x:xx Stunden von Ihrem Zeitkonto abgebucht, damit mir die x:xx Stunden reale Arbeitszeit zur Verfügung stehen, die Sie angegeben haben. Unter „Eckdaten“, finden Sie alle wichtigen Informationen. Viele Grüße

Im Aufgabenchat und den Eckdaten kannst du sehen, was der Kunde dir an Zeit zur Verfügung stellt. Ändere das Budget in der Aufgabe ab, nachdem du den Kunden informiert hast. Die Chatvorlage berechnet das neue Budget automatisch für dich. Trotzdem hier ein Beispiel zum Nachrechnen:
3 Stunden effektive Arbeitszeit = 180 (Minuten) x1.5 (Marketing Stundensatz) = 324 Minuten bzw. 3:20 Stunden Budget.

Bitte prüfe Aufgaben im Bereich Marketing wie alle anderen Aufgaben auch (siehe „Wie prüfe ich eine Aufgabe“).

Zusätzlich gilt es Folgendes zu beachten:

(a) Handelt es sich um eine VPA-Tätigkeit? Bedeutet: kann der Kunde dich einweisen; dir Vorgaben geben; hat er selbst eine Idee von der Umsetzung? Dann kannst du die Aufgabe annehmen.

Oder (b) handelt es sich um keine VPA-Tätigkeit? Bedeutet: der Kunde kann keine Einweisung durchführen; es ist sehr komplex; er möchte beraten werden; Expertenwissen ist notwendig – melde dich bzgl. dieser Aufgabe beim Admin-Team.

3. Vertrieb

Aufgaben im Bereich Vertrieb werden mit dem Stundensatz 1.8 für den Kunden abgerechnet. Kompetenzen sind z.B. Telesales, Callback oder Vertriebsaufbau.

Aufgaben in diesen Bereichen sind sogenannte Spezialistenaufgaben und müssen vor der Bearbeitung vom Admin-Team freigegeben werden. Leite diese Aufgaben daher zur Prüfung bitte an den Spezialisten weiter und teile mit, ob du die Aufgabe selbst übernehmen kannst. Der Kunde wird dann über die Besonderheiten in diesen Arbeitsbereichen informiert und du bekommst die Aufgabe anschließend zur Bearbeitung zurück.

4. Design, Projektassistenz & Executive Assistenz

Design-, Projektassistenz- und Executive-Aufgaben sind ebenfalls Spezialistenaufgaben. Für Kunden fällt der Stundensatz 2.0 an. Zu den Kompetenzen im Design zählen u.a. Logo Design, Website Erstellung oder Bilder bearbeiten.

Aufgaben im Design/PA/EVPA müssen ebenfalls zur Prüfung an den Spezialisten weitergeleitet werden. Sobald alle Besonderheiten mit dem Kunden geklärt sind, bekommst du die Aufgabe zurück und kannst sie wie gewohnt akzeptieren.

Den Spezialistenbereich verantwortet momentan Isabel.