Urlaub und Krank­heit kön­nen natür­lich vor­kom­men und genau dafür gibt es bei my-vpa mit unse­rem Mana­ged Ser­vice einen kla­ren Ablauf.

 

Geplan­ter Urlaub

Geplan­te Abwe­sen­hei­ten wer­den in der App gekenn­zeich­net (z. B. Urlaub mit Pal­men-Sym­bol). Du wirst recht­zei­tig vor­ab infor­miert, sodass du gemein­sam mit dei­nem VPA ent­schei­den kannst:

• läuft alles wie geplant weiter,
• oder du möch­test für den Zeit­raum eine Ver­tre­tung.

 

Krank­heit (kurz­fris­tig)

Krank­heit kann kurz­fris­tig auf­tre­ten (in der App z. B. mit Arzt-Sym­bol). Wenn du in der Zeit Unter­stüt­zung brauchst, mel­de dich ein­fach bei uns – wir küm­mern uns dann schnellst­mög­lich um Ersatz, damit dei­ne Auf­ga­ben wei­ter­lau­fen kön­nen.

Wich­tig: sau­be­re Auf­ga­ben-Doku­men­ta­ti­on

Damit eine Ver­tre­tung wirk­lich naht­los über­neh­men kann, ist ent­schei­dend, dass dei­ne Auf­ga­ben gut doku­men­tiert sind:

• kla­re Arbeits­an­wei­sung (Was? Wie? Bis wann?)
• rele­van­te Unterlagen/Links/Zugänge (sofern zuläs­sig)
• idea­ler­wei­se Trai­nings-/Wis­sens­pool-Inhal­te für wie­der­keh­ren­de Pro­zes­se

So kann sich eine Ver­tre­tung direkt in der Auf­ga­be ein­le­sen und zügig über­neh­men.

 

Emp­feh­lung für laufende/komplexe Auf­ga­ben: Tan­dem (Job­sha­ring)

Bei kon­ti­nu­ier­li­chen und kom­ple­xen Auf­ga­ben (z. B. E‑Mail-Sup­port, vor­be­rei­ten­de Buch­hal­tung, Shop-Betreu­ung) emp­feh­len wir dir ein VPA-Tan­dem. Dabei arbei­ten zwei VPAs im Job­sha­ring zusam­men. Das redu­ziert dein Aus­fall­ri­si­ko deut­lich: Wenn eine Per­son im Urlaub ist, kurz­fris­tig aus­fällt oder lang­fris­tig wech­selt, kann die zwei­te naht­los über­neh­men und bei Bedarf auch die Ein­ar­bei­tung unter­stüt­zen.

 

Alter­na­ti­ve, wenn du kein Tan­dem möch­test: Wis­sens­kon­ser­vie­rung & Trai­nings (kos­ten­frei)

Wenn du kein Tan­dem buchen möch­test, emp­feh­len wir dir drin­gend unse­re kos­ten­frei­en Trai­nings- und Wis­sens­pool-Funk­tio­nen in der my-vpa App zu nut­zen. Doku­men­tie­re wie­der­keh­ren­de Abläu­fe und wich­ti­ge Infos als Trai­ning (inkl. Screenshots/Videos, kla­re Steps, Zugangs­da­ten nur im zuläs­si­gen Rah­men). So kann eine Ver­tre­tung oder ein neu­er VPA sich schnell ein­ar­bei­ten, ohne dass du alles erneut erklä­ren musst.

 

 

Best Prac­ti­ce: kur­zer Über­ga­be-Call

Wenn eine Ver­tre­tung über­nimmt, emp­feh­len wir ein kur­zes Tele­fon-/Vi­deo-Check-in mit dem ver­tre­ten­den VPA, um die Details zu klä­ren – damit alles wirk­lich naht­los wei­ter­läuft.

Wenn du eine Ver­tre­tung möch­test, mel­de dich ein­fach bei dei­ner Kun­den­be­treu­ung, wir unter­stüt­zen dich dabei.