VPA Bewerbungsprozess

Im Freelancer Business sind wir ständiger Fluktuation ausgesetzt. Zudem können wir den Bedarf unserer Bestands- und auch Neukunden nicht vorhersehen. Daher ist das Bewerbungsformular für VPAs dauerhaft auf unserer Webseite geöffnet.

Bewerber, die als VPA bei uns starten möchten, durchlaufen den folgenden Prozess:

1. Ausfüllen Google-Forms-Bewerbungsformular inkl. Quiz + Upload CV
2. Teilnahme an VPA Assessment
3. Persönliches Vorstellungsgespräch
4. Entscheidung über Boarding oder Absage

 

Bereits nach dem ersten Schritt sagen wir vielen Bewerbern ab, bis zum letzten Step bleiben nur noch wenige Kandidaten übrig.

my-vpa Bewerberdashlet

Unser Bewerbertool (User Manager > VPA Bewerbungen > Formular VPA Bewerbungen ab 07/2024) in der my-vpa App bildet die oben genannten Schritte in unterschiedlichen Reitern /Tabs ab:

 

Neu: neu eingegangene Bewerber, die geprüft werden müssen + bereits gesichtete Bewerber, die entsprechend weiter bearbeitet werden müssen (siehe Reminder)

Assessment: Bewerber, die zum VPA Assessment eingeladen wurden

Kandidat: Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch (VSG) eingeladen wurden

Akzeptiert: Bewerber, denen wir zugesagt haben. In diesem Status werden Vertragsdokumente und Profil erstellt

Vollständig: Neue VPAs, die den Bewerbungsprozess erfolgreich durchlaufen haben und ein Profil bei uns bekommen haben

Abgelehnt: Abgelehnte Bewerber, die für eine Zusammenarbeit nicht infrage kommen

On hold: Status wird für VPA Bewerber nicht genutzt – nur bei Projektrekrutierung, wenn Sichtung noch etwas dauert

Shortlist: Abgelehnte Bewerber, die später noch mal interessant sein könnten. Status kann in jedem Prozessschritt gesetzt werden

Filter

Im Bewerberdashlet nutzen wir 2 unterschiedliche Filter:

1. Filter für Aktive/Alle Bewerber: hier kannst du auswählen, ob du alle Bewerbungen sehen möchtest oder nur diejenigen, die aktiv bearbeitet werden müssen (neu und ohne Reminder). Bei zweiterem werden Bewerber mit Reminder bis zu ihrem Reminder-Datum verborgen.

2. Filter für Anzeige Bewerber mit null Punkten: ändere diesen Filter nie selbst! Hier wird ausgewählt, ob Bewerber, die unsere Grundvoraussetzungen nicht erfüllen, im Bewerbertool angezeigt werden und automatisierte E-Mails bekommen. Dein TL setzt diesen Filter.

Aktionen-Button

Mit dem Aktionen-Button können Bewerber in einen anderen Tab verschoben werden. ACHTUNG: mit jedem Prozessschritt/Statusänderung geht eine automatische Mail an den Bewerber raus. In diesem Google Sheet kannst du dir die einzelnen Mails durchlesen.

Reminder setzen: setze (und lösche) Erinnerungen für z.B. Absagen oder Prüfung des Assessments

Zu Kandidat machen: Bewerber wird zu VSG eingeladen

Zu Assessment einladen: Bewerber wird zum VPA Assessment eingeladen

Bewerber ablehnen: wir sagen Bewerber ab

Bewerbung zurückgezogen: Bewerber hat sich bei uns gemeldet und kein Interesse mehr

On Hold setzen: für VPAs nicht verwenden

Löschen: Bewerber löschen, wenn er nach 16 Tagen seinen CV nicht hochgeladen hat

Historie: zeigt an, wann es Statusänderungen des Bewerbers gab (z.B. wann er zum Assessment oder zum VSG eingeladen wurde)

Zusätzlich gibt es den Aktionspunkt Bewerbung abbrechen: Bewerber hat sich nicht mehr gemeldet (z.B. Assessment nicht gemacht, ist nicht zum VSG erschienen)

Bewerberakte

Wie jeder Kunde und auch VPA, haben Bewerber bei uns ebenfalls eine Akte bzw. Notizzettel. Die Besonderheit an der Bewerberakte ist, dass sie beim Boarding des Bewerbers zur VPA-Akte umgewandelt wird. Daher ist es besonders wichtig, dass die Akten sorgfältig und übersichtlich ausgefüllt werden. Das ganze Team muss in der späteren VPA-Betreuung schnell und einfach auf die Informationen darin zurückgreifen können.

Kommunikation im Recruitingprozess

Erledige jegliche E-Mail-Kommunikation über die Recruiting-Mailadresse bzw. Freshdesk und nicht über dein eigenes Postfach. Nur so können wir sicherstellen, dass keine Informationen verloren gehen und das Team sich jederzeit gegenseitig vertreten kann.

Beantworte alle Bewerbernachrichten innerhalb von 24 Stunden per Mail oder Ticket, je schneller es geht – desto besser. Bewerber, die sich telefonisch melden (AB-Nachricht im Ticket-System) rufen wir i.d.R. nicht zurück, sondern versuchen, das Anliegen per Mail zu klären. Natürlich sind Freundlichkeit und Serviceorientierung auch in der Rekrutierung das A und O. Wir sind öffentlichen Bewertungen ausgesetzt, besonders positive Google und Kununu Rezessionen sind wichtig für uns.

Es kann vorkommen, dass sich enttäuschte Bewerber melden, weil sie von uns eine Absage bekommen haben. Beantworte diese Mails immer sachlich und neutral. Zur Orientierung gibt es für solche Fälle E-Mail-Vorlagen im HR Postfach. Falls du dir mal unsicher bist, was du einem Interessenten/Bewerber antworten kannst, melde dich bei deinem Teamlead.