Workspaces Channel “Austausch”

Während der Einarbeitung wirst du von deinen Teamleads zu Workspaces eingeladen. Wir nutzen den Workspaces Channel “Austausch” um uns gegenseitig über aktuelle Themen zu informieren, dingende Fälle zu besprechen und Fragen zu klären. Da sich oft Themen überschneiden ist es wichtig, dass der Chat übersichtlich bleibt.

Welche Themen kommunizieren wir

Zuweisung Assistent / Kunde (damit wollen wir sicherstellen, dass keinem VPA kurzfristig zu viele Kunden/Aufgaben zugewiesen werden)
(ohne Tag) z.B. Simone  – Neukunde + Übersetzung, Veronika M  – Social Media-Aufgabe

Fragen zu Aufgaben / Kompetenz unklar
z.B. Kompetenz unklar
inkl. Aufgabenlink, deine Einschätzung

Übergabe an Einsatz-Ende (wenn Dinge von Kollegen in der nächsten Schicht erledigt werden müssen)
z.B. @entspr. Kollege Schichtübergabe
– bitte Aufgabe (Link) dringen zuweisen, da kurzfristige DL –  du bist als Bearbeiter eingetragen

KD-Case – Neue Beschwerde-Fälle oder Kunden-Eskalationen:
z.B. @room KD Case – Beschwerde
inkl. KD Name, VPA Name, Link zur Aufgabe, Grund, weiteres Vorgehen

 

 

 

VPA Case – Probleme mit Assistent oder Eskalationen:
z.B. @room “VPA Case – XY nicht mehr erreichbar”
inkl. Zusammenfassung bisheriger Ereignisse, ggf. betroffene Kunden, weiteres Vorgehen

Anfrage zu KD-Budgetverlängerung
z.B. @Isabel Anfrage Budgetverlängerung
inkl. KD ID, Gültigkeit, Restbudget, Aufgabe, Vorschlag zu weiterem Vorgehen

Ankündigung Onboardingtermine
z.B. Onboarding mit XY am XX.XX. Bitte nach einfacher Startaufgabe Ausschau halten.

Ankündigung Assistenten-Gespräche
z.B. 3 Monate Check-In Call mit XY am XX.XX. Gibt es zu diesem Assistenten noch Punkte, die nicht in der Akte stehen?

Krankmeldung eines Assistenten
z.B. Krankmeldung VPA XY
inkl. Zeitraum, sind Kunden informiert, ggf. To-Dos für Admin-Team

Wichtige Infos zu Assistenten
z.B. VT-Stop bei Monika entfernt od. VPA Michael will Kappas von 20h auf 10h reduzieren, keine A/B/Prio-Kunden betroffen, …

Wie kommunizieren wir

• Kurz, prägnant und so, dass Fragen/Fälle aussagekräftig für uns sind. TIPP: Trenne Emotionen von Informationen und arbeite mit Stichpunkten.
• Wir taggen denjenigen, den es betrifft und nutzen das Tag @room nur dann, wenn alle im Channel informiert werden müssen.
• Verfasse für jedes Thema eine gesonderte Nachricht, sodass speziell darauf im Thread geantwortet werden kann.
• Finden für jedes Thema die passende Überschrift (siehe was kommunizieren wir). Beispiel: “Kunden Case: KD Schubert / Abwerbeversuch VPA Hans…”
• Themen die Schichtübergreifend sind “pinnen” wir an. Der Pin wird erst gelöst, wenn das Thema/Fall erledigt ist

Workspaces Infochannel

Im Infochannel posten die Teamleads wichtige Informationen. Schaue dort regelmäßig rein und reagiere mit einem Häkchen auf alle Nachrichten. So wissen wir, dass alle Informationen im Team angekommen sind und beachtet werden. Solltest du Fragen zu einer Info haben, stelle diese im Austausch-Channel.