Es kommt häufiger vor, dass Kunden bei uns eine Verlängerung Ihres Stundenbudgets anfragen. Entweder ist es bereits verfallen oder es steht kurz vor Verfallen. Alle Kunden erhalten 6, 3 und einen Monat vor Verfall jeweils eine Erinnerung per Mail. Du kannst das in den KA Infos unter “Nachrichtenlog” kontrollieren:

Es gibt folgende Fälle:

• (Verfallenes) Restbudget größer 20 Stunden: gewähre ich meist nochmal eine Verlängerung von 1-2 Monaten, je nach Aufgabe.
• (Verfallenes) Restbudget kleiner 20 Stunden: müssen die Kunden nachbuchen. Das Restbudget verlängere ich dann größtenteils nochmal für 1-2 Monate, je nach Kunde, wenn Nachbuchung erfolgt ist.

 

Wo finde ich die gebuchten Stundenpakete?

Bitte prüfe in den KA Infos und der Kunden Visitenkarte die Buchungshistorie, alle Pakete sind ab Kaufdatum für 2 Jahre gültig

 

Wichtig zu wissen:

• Es gibt für Kunden einen „Workaround“. Wenn eine Aufgabe eingestellt wird, kann die Deadline der Aufgabe bis zum Verfallsdatum des Budgets eingestellt werden. Geblocktes Budget kann vom System nicht automatisch ausgebucht werden.
• Bei Conny könnte das öfters vorkommen, daher prüft bitte den Budgetverfall in der Visitenkarte des Kunden und weist ihn darauf hin. Die DL wäre in dem Fall eine Verlängerung des Restbudgets und muss vorher von Isabel freigegeben werden.
• Alle Verlängerungen in die O-Kundenakte eintragen & Kunden informieren
• Isabel informieren, dass Verlängerung im System eingestellt werden kann.

Jegliche Budgetverlängerungen werden grundsätzlich von Isabel im Admin Channel freigegeben. Wenn Isabel krank, oder im Urlaub ist, wird die Freigabe bei Rebekka angefordert.

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Beispielkommunikation Admin Channel:
@Isabel Anfrage Budgetverlängerung
Kunde: Ivo Moring: 7bb56b00-4e1e-4e61-ad7d-88a75b3c22e6

Budget gültig bis: 08.03.23
Restbudget: 23:45 Std

Aufgabe: (wenn vorhanden Link)

Vorschlag: Verlängerung bis 08.04.23 (wenn Kunde nachgebucht hat)

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Für die Bestätigung der Verlängerung verwenden wir ausschließlich die Chatvorlage “Budgetverlängerung”, auch wenn eine Anfrage per E-Mail hereinkommt.