Im Menü unter „Mein Team > my-vpa Team“ findest du alle Assistenten sowie das Management-Team. In der täglichen Arbeit findest du hier Details und Informationen zu allen Assistenten und kannst durch Filter- und Suchfunktion spezielle Kriterien (z.B. Kompetenzen oder Kapazitäten) selektieren.

Rollen im my-vpa Team

• Management: Geschäftsführung, KD Manager, VPA Manager, Finance Manager
• Virtueller Assistent: VPAs = Virtuelle Assistenten, die eigene Kunden betreuen
• Projektpool: VAs = Virtuelle Assistenten, die keine eigenen Kunden betreuen und nur bei Projekten und in Teams (VTs) unterstützen
• Experte (veraltete Rolle): übernimmt Aufgaben, die spezielle Kenntnisse erfordern und die der Kunde nicht anleiten kann

 

Assistenten – Klassen

Assistenten-Klassen bezieht sich auf geleistete Arbeitsstunden pro Monat in letzten 6 Monaten.
A: mehr als 100h
B: 60 bis 100h
C: 40 bis 60h
D: unter 40h
N: Zugehörigkeit unter 5 Monate
+ Rising Star: Assistent arbeitet mehr und erreicht bald höhere Klasse
* Teilzeit: Assistent hat spezielle Vereinbarung und darf unter 40h/Monat liegen

Status

• Freie Kapazität: Assistent hat laut Zeitplanung aktuell noch freie Kapazitäten
• Keine Kapazität: Assistent hat laut Zeitplanung aktuell keine Kapazitäten mehr frei
• Nicht aktuell: Zeitplanung des Assistenten ist nicht gepflegt
• Krank: Assistent ist krankgemeldet
• Abwesend: Assistent ist abwesend
• Vertriebsstop: Assistent darf keine neuen Kunden oder Aufträge bekommen
• Vertriebsstop (Kunden): Assistent darf keine neuen Kunden bekommen, Einzelaufträge sind erlaubt

 

VPA Visitenkarte

In der Visitenkarte eines Assistenten findest du alle Infos, die du für die Betreuung benötigst.

Rund um das Profilfoto siehst du
– die Assistenten-Klasse
– „Neu-Flag“ bei Assistenten in den ersten 3 Monaten
– geplante oder aktuelle Abwesenheiten
– geplante oder aktuelle Krankmeldung
– Status Inaktiv

Unterhalb des Namens, der Art und des Teamleiters findest du Zahlen zur Gesamtleistung
– Aufträge: Anzahl der erledigten Aufgaben seit Eintritt
– Arbeitsstunden: Anzahl der geleisteten Stunden seit Eintritt (inkl. nicht freigegebener Arbeitszeiten)
– Punktezahl: (aktuell nur relevant für N-VPAs) Anzahl freigegebener Arbeitsstunden + Stundenanzahl, die mit 5 Sternen bewertet wurden

Statistik zu aktuellen Kunden:
AK: Anzahl der aktiven Kunden
IK: Anzahl der inaktiven Kunden
NK: Anzahl der Neukunden
NB: Anzahl der Nachbucher
PK: Anzahl der Prio Kunden
VPA: Anzahl der VPA-Kunden
TA: Anzahl der TA-Kunden
VA: Anzahl der VA-Kunden

Statistik zum Honorar
1. Zugewiesene Honorartabelle
2. Durchschnittlicher Stundensatz (letzte 3 Monate)
3. Durchschnittliches Honorar (letzte 3 Monate)
4. Nachbuchungsprämien (veraltet)
5. Reaktivierungsprämien (veraltet)
6. Restbudget aller Aufgaben (möglicher Verdienst)
7. Anteil Backoffice und Sekretariatsaufgaben

Statistik zu Aufgaben
1. In Prüfung (aktuell)
2. Akzeptiert (aktuell)
3. Aktiv (aktuell)
4. Aufladen (aktuell)
5. Übergeben (aktuell)
6. Überarbeitet (90 Tage)
7. Übergeben (90 Tage)
8. Weitergeleitet an Spezialist (90 Tage)
9. Weitergeleitet an TL (90 Tage)

 

Leistungen in Ampel-Anzeige (nur für Virtuelle Assistenten)

• Reaktion: Reaktionszeit auf Nachrichten im Einzelchat (Bewertungszeitraum: 3 Monate, Farbskala: grün <= 1:00h, gelb <= 3h, rot > 3:00h)
• Aktivität: Durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag (Bewertungszeitraum: 3 Monate, Farbskala: grün >= 3:00h, gelb >= 1:00h, rot < 1:00h), Tendenz, Kapazität
• Kleberate: Prozent der Kunden, die nachgebucht haben (Bewertungszeitraum: 12 Monate, Farbskala: grün >= 50%, gelb >= 30%, rot < 30%)

 

Weitere wichtige Informationen und Links

Assistenten-ID: persönliche Identifizierungsnummer (wichtig für IT)
Statistik zu Bewertungen: Gesamtdurchschnitt, Bewertungsquote, Bewertungen je Kompetenz und Ansicht aller Bewertungen
VPA-Historie: erfasst Journey-Schritte, Profiländerungen, Entfernen oder Hinzufügen von Kompetenzen, Änderungen in Status, Zeitplanung, Klasse etc
Arbeitsort und aktuelle Uhrzeit
Links zu: VPA-Profil, Aufgabenliste, Abrechnung und Performance

Rechts in der Visitenkarte siehst du, ob ein Assistent online, beschäftigt oder offline ist. Darunter werden dir die Kapazitäten angezeigt sowie, ob der Assistent aktuell Aufträge möchte oder nicht. Von uns eingetragene Vertriebsstopps werden dort ebenfalls angezeigt.
Über den Link “Planung” gelangst du in die Zeitplanung und ein Klick auf den roten Notizzettel öffnet die Assistenten-Akte.