Wir unterstützen Sie bei vielfältigen Sekretariats Aufgaben

Sie haben ein größeres Projekt und brauchen mehrere Assistenten? Wir empfehlen Ihnen dazu die Nutzung unserer Projektassistenten.

Für diesen Fall können Sie unsere Teammanagement- und Projektsteuerungsassistenz hinzubuchen. Wir rekrutieren und schulen die Assistenten nach Ihren Vorgaben und übergeben dieses Team, sofern von Ihnen gewünscht, an einen unserer Projektassistenten. Diese Tätigkeiten werden mit einem Stundensatz von 1,8 berechnet. Für die Rekrutierung ist eine Vorlaufzeit von ca. 3-4 Wochen einzuplanen.

Wir bieten Ihnen eine professionelle Telefonanlage, die Sie für Ihre Telefonaufgaben anpassen können. Dabei haben Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten:

1. Sie nutzen die Nebenstelle Ihres VPA, ohne individuellen Anrufbeantworter (AB). Keine zusätzlichen Kosten.
2. Sie nutzen eine eigene my-vpa Nebenstelle, inklusive Individuellem AB
   1. Wir bauen Ihre gesprochene Ansage ein (Format mp3): 49,90€
   2. Sie lassen die Ansage von ihrem VPA einsprechen: 99,90€
   3. Sie lassen die Ansage von einem Profi einsprechen: 249€
3. Sie nutzen Ihre eigene Telefonnummer, welche wir in unserer Telefonanlage konfigurieren: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung, Einrichtung unter technischem Vorbehalt)
4. Sie nutzen eine länderspezifische, eigene Telefonnummer, welche wir für Sie einrichten: 99€ (ggf. zzgl. oben genannter Preise für die AB Nutzung)

Bitte sprechen Sie Ihren VPA an, um die o.g. AddOns zu buchen.

Für jegliche Aufgaben, die einen telefonischen Anruf erfordern sind jeweils 15min Gesprächszeit je Arbeitsstunde inkludiert. Für Aufgaben die mehr als 15min je Arbeitsstunde telefonieren erfordern, erhöht sich der Stundensatz um den Faktor 0,2 für Telefonate innerhalb Deutschlands und um den Faktor 0,3 für Telefonate innerhalb der EU. Für Anrufe ausserhalb der EU erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot

Beispiel:

1. Sie haben ein 100er Stundenpaket mit einem Stundensatz von 16,90€ erworben.
2. Ihr VPA telefoniert eine Stunde lange für Sie nach Deutschland
3. Wir berechnen Ihnen für diese Aufgabe 16,90€ x 1 x 1,2 = 20,28€
4. Für die Telefonkosten berechnen wir Ihnen also 3,38€ / Stunde.

Sie haben ein größeres Projekt und brauchen mehrere Assistenten? Wir empfehlen Ihnen dazu die Nutzung unseres Virtuellen Team Services.

Für diesen Fall können Sie unsere Teammanagement- und Projektsteuerungsassistenz hinzubuchen. Wir rekrutieren und schulen die Assistenten nach Ihren Vorgaben und übergeben dieses Team, sofern von Ihnen gewünscht, an einen unserer Projektassistenten. Diese Tätigkeiten werden mit einem doppelten Stundensatz  berechnet. Für die Rekrutierung ist eine Vorlaufzeit von ca. 3-4 Wochen einzuplanen.

Bei laufenden Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, von Beginn an zwei VPAs zu erhalten. Die beiden VPAs sind darauf geschult, sich die Aufgabe zu aufzuteilen (Jobsharing). Sie haben dadurch den Vorteil, dass bei Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Austritt Ihre Aufgabe nahtlos, ohne Aufwand und ohne Wissensverlust weitergeführt werden kann. Sollte einer der VPAs länger ausfallen, weisen wir Ihnen einen neuen VPA zu, der von dem verbleibenden VPA eingelernt wird.

Dieses Backup-System hat sich bei unseren Bestandskunden sehr bewährt. Zudem entstehen Ihnen bei Buchung des Add-ons “VPA Tandem”, bis auf den erhöhten Einlernaufwand (es werden gleich zwei VPA in Ihre Aufgabe eingelernt) auch keine weiteren Kosten.  Geben Sie bei Registrierung gerne an, wenn Sie ein Tandem buchen möchten. Wenn Sie Ihre dazugehörige Aufgabe nachfolgend bei uns in der App einstellen, bitten wir um eine kurze Information in der Aufgabenbeschreibung, dass für diese Aufgabe ein Tandem gewünscht ist. Wir werden dann direkt zwei passende VPAs für Sie suchen.

Bei laufenden Aufgaben, die an bestimmten Tagen bearbeitet werden sollen, erledigt Ihr VPA die Aufgabe flexibel und einmalig innerhalb von 24h der definierten Tage. Durch Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” können Sie die Bearbeitung auf einen bestimmten Tageszeitraum oder Tageszeitpunkt festlegen. Damit der VPA zu den vereinbarten Zeiten exklusiv für Sie zur Verfügung steht, beträgt bei “Festen Schichten & Zeiträumen” die Mindestarbeitszeit je vereinbarten Wochentag eine Arbeitsstunde und die Stornofrist 2 Wochen.

Beispiel: Ihr VPA soll Montag bis Freitag jeweils 1x am Tag einen E-Mail-Account bearbeiten.

• Option 1: Ihr VPA ist völlig frei, wann am Tag er die E-Mails bearbeitet. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” nicht notwendig.
  Abrechnung: Die Arbeitszeit, die für die Bearbeitung anfällt.
• Option 2 feste Uhrzeit: Ihr VPA soll die E-Mails von Mo-Fr um 10 Uhr bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” notwendig.
  Abrechnung: Mindestens 1 Arbeitsstunde, maximal die Arbeitszeit, die darüber hinaus anfällt.
• Option 3 fester Zeitraum: Ihr VPA soll die E-Mails von Mo-Fr im Zeitraum 8-14 Uhr bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” notwendig.
  Abrechnung: Mindestens 1 Arbeitsstunde, maximal die Arbeitszeit, die darüber hinaus anfällt.
• Option 4 feste Schicht: Ihr VPA soll von Mo-Fr immer von 10-13 Uhr Ihre E-Mails bearbeiten. Für diesen Fall ist die Buchung des Add-ons “Feste Schichten & Zeiträume” notwendig.
  Abrechnung: 3 Arbeitsstunden pro Tag.

Wenn Sie Ihre dazugehörige Aufgabe nach Registrierung bei uns in der App einstellen, bitten wir Sie um eine kurze Information in der Aufgabenbeschreibung, für welche der 4 Optionen Sie sich entschieden haben. Wir weisen Ihnen anhand Ihrer Infos dann einen passenden VPA zu.

Sie benötigen kurzfristig die Fertigstellung einer Aufgabe über das Wochenende oder haben Aufgaben, die speziell an Wochenenden oder Feiertagen erledigt werden sollen?

Für diesen Fall können Sie die Bearbeitung der Aufgaben an Wochenenden und Feiertagen mit einer Vorlaufzeit von 3 Werktagen beauftragen. Diese Tätigkeiten werden mit einem doppelten Stundensatz abgerechnet. (Hinweis: ab dem 01.10.2022 fällt nur noch der 1,7-fache Stundensatz an)

Sie waren zufrieden mit der Arbeit Ihres Assistenten oder möchten den Stundensatz für eine Aufgabe erhöhen? Dann können Sie ihm jederzeit einen Bonus in Form von Arbeitsstunden zukommen lassen oder den Stundensatz nach ihren Wünschen für jede einzelne Aufgabe anpassen.

Wenn Sie bei uns ein 100er Stundenpaket gekauft haben und Ihr VPA für die Aufgabe 1 Stunde benötigt hat, zahlen Sie für diese Aufgabe 19,90 €. Dies berechnet sich wie folgt:

• Aufgaben-Beispiel: “Transkription einer Audioaufnahme”.
• Stundensatz eines 100er Paketes = 19,90 €
• Dauer der Rechercheaufgabe in Stunden: 1
• Transkriptionsaufgaben fallen in den Bereich “Sekretariat” und werden mit dem einfachen Stundensatz abgerechnet: 19,90 x 1 x 1 = 19,90€ (zzgl. MwSt.)

Hinter den Virtuellen Services von my-vpa stehen “echte” Menschen, die wir Virtuelle Persönliche Assistent*Innen (VPA) nennen. Über unsere my-vpa Cloud Management-Plattform können Sie mit diesen Virtuellen Mitarbeitern Themen- oder Teambasiert zusammenarbeiten. In unserem virtuellen Backoffice Service erhalten Sie professionell geschulte Assistenten*Innen im Bereich Backoffice.

Unsere Virtuellen Persönlichen Assistenten sind deutschsprachig, verfügen über Vorkenntnisse in dem jeweiligen Aufgabenbereich und werden von uns professionell gemanaged. Sie stehen Ihnen auf Abruf und ohne Fixkosten zur Verfügung und können bei Bedarf weitere Unterstützung hinzuholen.